近年、メンタル不調を訴える従業員の増加や長時間労働に対する対応として、産業医面談の重要性が高まっています。
ところが、事前準備や周知を行わずに対象となる従業員に面談の通知をしても、面談を断られたり、面談を実施できても効果が上がらず休職してしまったりする可能性があります。
今回は、人事・総務の担当者向けに、産業医面談とは何か、どんな時に行うものなのか、そして実際に産業医面談を行うときに注意すべき点についてまとめました。
産業医面談とは、従業員の心身の健康を管理することを目的に行われる面談です。
産業医とは、従業員が健康的に仕事をできるように指導や助言をするために企業が選任した医師です。産業衛生に関する専門的な知識を持ち、産業医面談や職場巡視などを行います。産業医は病院に勤める医師とは違い、診断や治療行為は行いません。
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産業医面談では、従業員の仕事の状況などのほか、仕事以外のことも含めたストレスの要因についての相談が行われます。
睡眠や食事・運動などの生活習慣に関わることや、治療中の病気についての相談（診察ではなく「病院に行ったほうが良いか？」という質問への対応や、健康診断の数値についてなど）を受け、必要に応じて受診勧奨を含めたアドバイスを行います。
そのほか、職場の愚痴や現状への不満について聞き取りを行うこともあります。
産業医面談の実施は、法律で義務付けられているわけではありません。あくまでも「従業員本人の申し出があった場合」に実施されるものであり、本人が希望していないのに無理やり面談を受けさせることはできないのです。
実際に、「忙しくて面談を受けている暇がない」「産業医面談を受けることで人事評価に悪影響を及ぼすのではないかと不安」などの理由で、面談を拒否する従業員も少なくありません。
しかし、例えば時間外労働者に労災が起きてしまった場合には、業務と労災の因果関係が強く問われます。
そして、労災が起こる前に面談を含めた予防の措置を講じたかどうかは、企業が安全配慮義務を果たしたか否かの大きな判断材料になります。
そのため、従業員の申し出の有無にかかわりなく、時間外労働が続いている場合は、産業医による面接指導を実施するのが望ましいと言えるでしょう。
従業員に対し、第三者による公平な相談の場を提供する点で、産業医面談は非常に重要です。
従業員は業務上の問題だけではなく、多様な悩みや不調を抱えながら業務にあたっている場合があります。長時間労働やモラハラ・セクハラ、体調やメンタルヘルスの不調など、問題はさまざまです。
これらは、多くの人にとって直接上司や同僚には話しづらいものでしょう。「相談したことで職場での自分の立場が不利になるのではないか」「減給になったり、退職になったりするのではないか」と余計に悩んでしまう人もいます。
そんなとき、産業医という相談役は有用です。産業医には守秘義務が課されており、企業と従業員に対し公平な立場にあります。公平な立場にいる第三者に対してなら、率直な意見を打ち明けやすいと感じる人は多いです。また、相手が産業医という医師である点は上司とは違った安心感を得られやすく、問題を早期に解決する一歩につながります。
産業医面談は対面だけでなく、オンラインでも実施可能です。ただし、オンラインでの面談実施の際には以下に留意すべきとされています。
【参考】
厚生労働省「情報通信機器を用いた労働安全衛生法第66条の8第1項及び第66条の10第3項の規定に基づく医師による面接指導の実施について（令和２年11月19日付け基発1119第２号）」
産業医面談が必要となるのは、以下のようなケースです。
産業医面談が必要となる基準や面談で話す内容について解説します。
産業医は健康診断結果を確認し、問題のある従業員と面談を行います。事業者は、健康診断等の結果、異常の所見があると診断された労働者について、就業上の措置について、3か月以内に医師の意見を聴かなければなりません。
産業医の役割は、健康診断で異常があった従業員に対して、就業状況や食生活、運動習慣などについて聞き取りをして、改善に向けたアドバイスをすることです。産業医は、疾患の治療はできないため、治療が必要な場合は医療機関の受診を勧めます。
また、産業医は面談内容をもとに、以下の区分で企業に提言します。
| 通常勤務をさせて問題ない場合 | 従業員に改善に向けたアドバイスをして、これまでと同じように勤務させる |
| 就業制限が必要な場合 | 就業内容や就業時間に制限を設けて負担を軽減させる |
| 休職が必要な場合 | 一定期間、療養させる |
企業側は、医師の提言を参考にして、状況を改善するための措置をとらなくてはなりません。
【参考】
厚生労働省「健康診断結果に基づき事業者が講ずべき措置に関する指針」
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【産業医監修】健康診断後、産業医に求められる対応とは？
ストレスチェックで高ストレスと判定された従業員のうち、希望者に対して産業医面談をします。
ストレスチェックとは、従業員のストレス状態を調べるための簡単な検査です。労働安全衛生法により、従業員が50人以上いる事業所では、年1回すべての従業員に対してストレスチェックを実施しなければなりません。
高ストレス者に対する産業医面談では、現在の就労状況、身体面・精神面における健康状態を聴取し、アドバイスや指導をします。高ストレス状態は、うつ病などの疾患につながることもあるため、メンタルヘルス不調の評価をすることも大切です。
面談の結果、早急に対処しなくてはならないと産業医が判断した場合は、従業員の許可を得た上で企業に情報を提供し、職場環境の改善についてアドバイスすることもあります。
【参考】
厚生労働省「ストレスチェック制度導入マニュアル」
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メンタルヘルス不調の相談があった場合にも、産業医面談をすることがあります。メンタルヘルスの不調の原因には、以下のようなものがあります。
メンタルヘルス不調者に対する産業医面談の目的は、メンタルヘルス不調者が抱えている悩みを聞いて、適切にアドバイスするためです。
不眠症状が続いている場合や希死念慮の症状がある場合などは、早めに医療機関を受診するように指導することもあります。
体調不良が続き、それを理由に遅刻や欠勤といった影響が出ている場合にも、産業医面談が実施されることがあります。
原因不明の体調不良や、ストレスが原因の体調の悪化は、なかなか周囲の理解を得難いこともあります。しかし、産業保健や労働衛生に精通している産業医であれば、従業員の労働環境を理解した上でのアドバイスや指導が期待できるでしょう。
産業医との面談の結果、現状の環境で働き続けることが難しいと判断された場合には、時短勤務や休職などの就業制限が必要とする意見書が企業側に提出されることもあります。
一定時間以上の長時間労働を行った場合も、産業医面談の対象となります。面接指導の対象となる条件は、従業員の区分によって以下の通り異なります。
長時間労働は睡眠・ 休養時間、家庭生活・余暇時間の不足を引き起こし、疲労を蓄積させます。そして、脳や心臓疾患の発症、精神障害、自殺の危険性を高めることも明らかになっているのです。そのほか、事故や怪我、胃十二指腸潰瘍、過敏性大腸炎、腰痛、月経障害など、様々な健康問題を引き起こすリスクも指摘されています。長時間労働者に対する産業医面談では、現在の就業状況や疲労の蓄積具合を聴取し、健康状態やメンタルヘルス面のチェックを行います。
【参考】厚生労働省「長時間労働者への医師による面接指導制度について」
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休職希望者に対する産業医面談では、従業員の健康状態や休職の原因をヒアリングするとともに、主治医の診断書を確認します。
復職希望者に対する産業医面談では、休職中の過ごし方や治療の経過などを確認し、職場でやらなければならない業務をこなせるまで心身が回復しているかどうかを判断します。
日常生活が問題なく送れており、主治医から復職可能と言われている場合でも、仕事が元通りにできるまで回復していない可能性もあるため注意が必要です。不安や焦りによって十分に回復できていないにもかかわらず、復職を希望しているケースもあります。
無理に復職すると休職者本人や周囲の従業員に負担がかかり、再度休職してしまう可能性があるため、慎重に心身の状態を確認し復職の可否を判断しなければなりません。
産業医面談を実施するメリットには、以下が挙げられます。
健康状態に不安を抱える従業員に対して業務内容を調整したり、早期の受診を促したりすることで、従業員の健康向上につながります。
また、産業医面談を通して従業員に適切な指導やアドバイスをすれば、従業員が健康上の理由で就労困難になり休職・離職するのを防げます。
さらに、従業員の健康が向上し休職者・離職者が減少すると、日頃の業務効率の上昇も期待できます。
産業医には「守秘義務」と「報告義務」が課されています。
「守秘義務」とは、「業務上知り得た人の秘密を漏らしてはならない」という義務です。産業医に対しては、「労働者の同意がない限り、労働者の健康管理情報を上司および企業側に伝えてはならない」という守秘義務が労働安全衛生法第105条によって規定されています。これらは非常に重い義務であり、刑法には罰則規定もあります。
【出典】e-GOV法令検索「労働安全衛生法」
一方で産業医に課される「報告義務」とは、「労働者に健康上の問題があることを知ったときには、事業者にこれを指摘・報告する義務」です。これは、企業に対し従業員が安全・健康に働けるよう労働環境を整備する「安全配慮義務」を果たすためのものです。
これらの2つ相反する義務が課されている産業医ですが、基本的には守秘義務の方が優先となります。そのため、従業員が産業医に話した内容は、基本的には企業側に伝えられることはありません。
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産業医面談を実施する際は、ただ面談だけではなく、面談を行うための事前準備から面談後の対処までいくつかの手順を踏む必要があります。ここでは、産業医面談における一般的なフローを順を追って説明します。
産業医面談の実施が必要となる面談者を選定します。対象者は、前述した産業医面談の実施ケースに当てはまる従業員です。
面談者を選定したら、産業医へ面談者の情報を連携します。選定した理由や面談者の業務内容、解決すべき問題などを共有するとよいでしょう。
産業医面談の日程を組み、面談場所を確保します。面談者の負担にならないよう人目につかないための配慮をする、場合によってはオンラインで面談を実施するとよいでしょう。面談者の業務スケジュールを加味し、日時を決定することも忘れてはなりません。
産業医面談の日程や場所を面談者へ通知します。従業員が面談を受けたくないと感じないよう、面談の目的や必要性・メリットなどを事前に説明しておきましょう。産業医面談は従業員の義務ではないため、強制しないように注意が必要です。
産業医と従業員にて面談を行います。本人が落ち着いて面談を受けられるよう、個室（会議室）を手配するといった配慮をしましょう。
面談記録（産業医面接指導結果報告書）は労働安全衛生規則第52条の6により、5年間の保管義務があります。企業にて適切に保管を行いましょう。
【参考】e-Gov法令検索「労働安全衛生規則第52条の6」
面談の結果をもとに、その後の対処を決定します。産業医面談は問題を未然に防ぎ、解決するための手段です。面談を行って終了ではなく、産業医の指導・助言により必要に応じて専門医の受診を勧めたり、職場環境の改善に努めたりするなどの対応が求められます。
特にメンタル不調対策に非常に有効な手段である産業医面談ですが、残念ながら、従業員が産業医面談に対して良いイメージを持っていないことも多いです。「産業医面談の呼び出しがあるだけで人事評価が下がる」「上司や同僚の間で変な噂が立つ」「産業医に相談すると企業に筒抜けになる」という誤った認識を持つ従業員も少なくありません。
ここでは、このような誤解を生まないために、企業側が配慮すべきことについて紹介します。
産業医面談の導入についての周知は、社内の掲示板やポスター、メール、社内システムなど、全社員がわかるような方法で行いましょう。
先述の通り、産業医面談を実施するためには、従業員が面談を希望する必要があります。そのため、ただ通知するのではなく、産業医面談の目的やメリット、対象となる条件を従業員によく説明することが大切です。
特に、面談は企業のためではなく、従業員の健康のために行うものであることを周知するよう意識しましょう。産業医面談について正しく認識してもらうためには、「従業員が健康に働き続けるためのもの」「産業医面談を受けたからといって人事評価には影響を及ぼさないこと」「本人の同意なく面談内容が企業側に知られることはないこと」をきちんと伝えることが非常に重要です。
産業医面談の対象となった従業員への連絡は、メールやチャット、封書などを利用し、できるだけ他人に分からないように行いましょう。面談の対象となった従業員は、そのことを他の人に知られたくないと感じることが多いためです。
産業医面談の内容が本人に無断で企業側と共有されることはありませんが、それでも不安を覚える従業員もいます。高ストレス者やメンタル不調者の場合、不調を抱えていることを社内の人間に知られたくないと強く思っていることも多いでしょう。
そのような従業員が面談に至るハードルを下げるためには、社外に相談窓口を置くのも有効です。そのほか、匿名で相談ができるホットラインのようなものを設置することも一つの方法でしょう。
なお、2020年6月の改正労働施策総合推進法（パワハラ防止法）の施行に伴い、ハラスメント防止対策も強化されています。これにより、ハラスメント相談窓口の設置も義務化されていることを覚えておきましょう。
【参考】
厚生労働省「パワーハラスメント対策が事業主の義務となりました！ ～セクシュアルハラスメント等の防止対策も強化されました～」
厚生労働省「2020年（令和2年）６月１日より、職場におけるハラスメント防止対策が強化されました！」
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産業医面談を実施するだけでなく、職場環境の見直しも大切です。産業医からのアドバイスに従って職場環境の改善、および業務量・業務内容を調整し、従業員が心身ともに健康に働ける環境を整えます。
また、ある従業員が産業医面談を受けたのをきっかけにより働きやすい環境が整うような事例が出てくれば、他の従業員も前向きに産業医面談を受けられるでしょう。
定期的にストレスチェックや職場環境の調査を実施して、健康状態に不安がある従業員の早期発見に努めましょう。
産業医と連携して、継続的に職場環境の改善に取り組むことも大切です。職場環境の改善は、従業員の健康維持だけでなく、モチベーションアップや業務効率の改善にもつながります。
人事や上司などが同席していると、従業員は本音を言いづらくなってしまうため、基本的に産業医面談は対象となる従業員と産業医だけで実施します。
ただし、復職に向けた面談など、会社側の対応も検討する必要がある場合は、従業員に同意を得た上で人事や上司が同席することもあります。
産業医面談を受けてくれない従業員がいる場合、原則として強制をしてはいけません。
本人の意思のもと受けてもらうために、産業医面談とは何か、面談の必要性やメリットは何かを理解してもらうことが大切です。従業員が産業医面談を拒否する原因として、以下のようなパターンが考えられます。
不利益を被ると考えている従業員に対しては、産業医には守秘義務があることや、公平な立場で相談を受ける旨を説明しましょう。産業医面談を受けても問題が解決しないと考えている従業員には、面談後に産業医が意見書を通して企業や本人に対し指導・助言を行ってくれることを説明するとよいでしょう。
また事前にいくつか問題のパターンを想定して、その対策例を報知するのも安心感を与えられるでしょう。時間の余裕がない従業員に対しては、関連部署ともコミュニケーションをとり、企業側で業務調整のサポートを行うとスムーズです。
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産業医面談について、疑問に感じやすい部分に回答します。
従業員が産業医面談を受けてくれない場合、企業側のリスクとしては安全配慮義務違反に見なされてしまう可能性が挙げられます。安全配慮義務とは、企業が従業員の生命や安全を守り、労働環境を整える義務です。
従業員には産業医面談を受ける義務は無いため、本人が面談を拒否したら強制的に面談を行うことはできません。しかし、面談を拒否されたからとそのまま放置してしまうのはよくありません。従業員の不調によって労災が発生した場合、産業医面談を行っていないことで安全配慮義務に違反したと見なされてしまう可能性があります。
企業としてのリスクを回避するためにも従業員が産業医面談を受けやすい環境を作り、面談を拒否された場合の対策もしておくとよいでしょう。具体的には、面談実施には至らなかったものの面談を勧奨した履歴や、拒否に対する代替手段を行った記録を残すなどの対策が有用です。
【参考】e-GOV法令検索「労働契約法 第5条（労働者の安全への配慮）」
感情が高ぶり泣いてしまうのは特別なことではありません。大切なのは、泣いてしまう従業員がいることを事前に想定して産業医面談の環境を整えることです。
たとえば面談場所を普段の作業場所から離れた場所にする、会議室を手配する、防音の効いた場所にするのがよいでしょう。そういった場所を準備するのが難しい場合、できる限り人のいないタイミングを狙って産業医面談の日程を組むのも有効です。その他の細かな配慮として、手の届く位置にティッシュを設置しておくのも、泣いてしまった従業員の心を落ち着かせるための対策となります。
産業医面談をスムーズに行い問題を早期解決するために、従業員が話をしやすい環境を作りましょう。
産業医を探す方法には、主に以下の4つがあります。
自社のニーズや予算などを考慮して、自社に合った産業医を選任しましょう。
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従業員数が50人未満の小規模な事業場で産業医を選任していない場合は、地域産業保健センターを利用して産業医面談を実施するとよいでしょう。
地域産業保健センターとは、従業員数が50人未満の小規模事業者やそこで勤務する従業員の健康管理を支援する機関です。独立行政法人労働者健康安全機構が運営しています。
サービスの利用を希望する場合は、事業場を管轄している地域の窓口に問い合わせましょう。
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産業医面談で従業員に対して退職勧奨してもらうことはできません。
退職勧奨とは、会社側が従業員に退職を勧めることで、あくまでも会社と従業員の間で行わなくてはなりません。産業医は、従業員の安全と健康を守る立場であり、退職勧奨はふさわしくない行為に当たります。
ただし、産業医と相談しながら職場環境の改善に努めることで退職勧奨の必要がなくなるケースや、産業医と面談するうちに従業員がみずから退職を決断するケースはあります。
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産業医面談は、従業員本人の健康を守るために非常に有効な手段です。従業員に健康で長く働き続けてもらうためにも、企業は必要に応じて産業医面談の場を従業員に提供することが重要です。
また企業には、面談の結果を踏まえて職場環境の改善を行ったり、配置換えや業務内容の変更をしたりするなど、適切な措置をとることも求められます。産業医面談を「ただ実施して終わり」とするのではなく、そこで得られた結果をしっかりと活かしていきましょう。
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