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【2020年6月】ハラスメント相談窓口の設置が義務化!企業における必須知識とは

健康経営コラム編集部

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働く人を守る意識の高まりとともに、職場環境に関する法令の施行が相次いでいます。

これに伴い、「ハラスメント相談窓口」の設置が大企業に対して義務化されました。
中小企業も近年中に適用となります。ここではハラスメント相談窓口の設置に関する知識全般について解説していきます。
 

ハラスメント相談窓口とは?

 

ハラスメント相談窓口は設置義務がある

2020年6月1日、改正労働施策総合推進法(パワハラ防止法)の施行に伴い、ハラスメント防止対策が強化されています。その一つとして打ち出されたのが、ハラスメント相談窓口設置の義務化です。

パワハラ防止法という通称から見ても、パワーハラスメントへの社会的な厳しい視線が伺えますが、ハラスメント相談窓口では、職場における他者からのさまざまなハラスメントを扱います。

パワハラだけではなく、職場でのハラスメント全般について一元的な相談窓口を置くことで、労働者がより声を上げやすい環境の整備を目指します。

今回の実施に関しては企業規模によって多少異なり、大企業については2020年6月1日をもって義務化となります。中小企業については努力義務とし、2022年4月1日から義務化されます。

なお、セクハラ・マタハラの相談窓口については、中小企業についてもすでに義務化となっています。
ハラスメント相談窓口の設置義務を怠ると法律違反の対象となり、厚生労働大臣からの勧告や企業名の公表といった社会的制裁措置の可能性があります。

【関連記事】「パワハラ法案って何だろう?」企業や担当者ができる対策・心構え
 

ハラスメント防止策が強化された背景

ハラスメント防止策が強化された背景には、企業が抱える深刻な状況があります。

2016年度に厚生労働省が行なった「職場のパワーハラスメントに関する実態調査」では、従業員向けの相談窓口で最も相談の多い悩みはパワハラで実に32.4%を占めています。

従業員がパワハラを受け続けると、離職、仕事への意欲の低下や精神的なトラブルにつながる場合もあります。個人の不調は職場環境の悪化や企業活動の妨げとなり、パワハラが横行する企業と見なされることで、社会的信用にも影響する可能性も考えられます。

ハラスメント相談窓口の設置は、従業員個人の尊厳や働く意識を守り、企業の職場としての在り方を示す役割を担います。
 

ハラスメント相談窓口設置にあたり取り組むこと

ハラスメントは、単なる個人感情や感じ方にとどまるものではありません。

人格や人権への攻撃であることを理解し、企業としての態度を明確にしながら、相談窓口設置に向けて着手しましょう。従業員からのハラスメント相談に対応する流れについては、以下の図を参考にしてください。

次に、具体的な取り組み方法を解説していきます。
流れ
【出典】厚生労働省:パワーハラスメント対策導入マニュアル​​​​​​​

 

ハラスメント相談窓口の社内体制づくり

ハラスメント相談窓口を整備したとしても、社内に理解が浸透していないと運用はうまくいきません。そのためにも、ハラスメント防止策の枠組みとなる、社内の体制づくりが重要です。

ハラスメント行為は業務運営全体に関わりがあり、人事的にも大きな課題を生じる問題であることを全社的に理解する必要があります。

まずは企業のトップ・管理側が、ハラスメント撲滅の意識を徹底し、社を上げて取り組むことを宣言・周知していくとよいでしょう。

ハラスメントを容認しないためにルールを策定し、厳しい態度で臨むことを示すことも必要です。
例えば、就業規則へ落とし込むことで、従業員が常に確認できるようになるため、その効果が期待できます。対ハラスメント意識の向上のためには、定期的な教育訓練の場を設けることも有効です。
 

相談担当者の選定

相談担当者の選定は、ハラスメント問題を埋もれさせないための重要なポイントとなります。
厚生労働省のハラスメント相談窓口設置ガイドでは、企業内の内部相談窓口担当者として以下のような例が挙げられています。

  • 管理職や従業員をパワーハラスメント相談員として選任して相談対応
  • 人事労務担当部門
  • コンプライアンス担当部門/監査部門/人権(啓発)部門/法務部門
  • 社内の診察機関、産業医、カウンセラー
  • 労働組合

社員を相談窓口担当者とする場合には、相談担当者が対応する範囲を定める必要があります。

ハラスメント相談では、受付後に事実関係の調査確認や、改善に向けた施策を実施していかなければなりません。相談担当者がどの程度まで責任を持ち、関わるのかを明確にしておきます。

また守秘義務などの対応ルールを策定し、規定からの逸脱がないようにするためのチェック体制も整備しましょう。相談担当者については傾聴・対応スキルの向上に向け、ハラスメントセミナー、カウンセリング講座の受講など、企業として可能な限りサポートをしていくとよいでしょう。
 

相談方法を複数設定

ハラスメント相談窓口の運用がうまくいかない理由の1つとして、従業員が相談を躊躇してしまう点が挙げられます。

相談へのハードルを下げるために、直接的な会話以外にも電話、メール、Webフォームといった間接的な連絡手段、匿名でも対応可能な方法を複数準備することをおすすめします。

相談窓口および相談ルート、相談内容の秘匿厳守といった情報の周知を徹底し、相談者が安心できる環境をつくることが大切です。相談担当者を指名するにあたっては、性別や年齢など属性の異なるメンバーを複数人選定するとよいでしょう。
 

相談受付マニュアルの作成

ハラスメントに対して迅速かつ適切に対応できるようにするためには、相談受付マニュアルの作成が有効です。

作成する際は、事実確認に向けた応答マニュアルであることを意識し、誰がいつ読んでも理解しやすいものであることを心がけます。相談から解決に向けた全体の流れを段階的に整理し、情報漏えいに配慮したものになるよう十分に検討します。

およその形ができたところで、実際の応答を想定し、担当者の事前訓練をロールプレイング形式で行うとよいでしょう。尋問調になっていないか、聞き取りの不備や不明が起こりにくいかといった点を確認しながら、修正をしていきます。

実際に対応する際は、マニュアルに沿って進めますが、誘導にならないよう注意します。

担当者は真実を拾い上げることに集中し、信頼感の持てる聞き役に徹することを心がけましょう。
企業は本来の目的に叶う対応ができるように、時間をかけて相談担当者の育成を行っていく姿勢が求められます。
 

社外にハラスメント相談窓口を設置するには?スーツの男性

社外にハラスメント相談窓口を設置することは、客観性、専門性の観点から、大きなメリットがあります。社外にハラスメント相談窓口を設置するにあたって、具体的なポイントについて解説していきます。
 

相談担当者の選定

外部の相談担当者としては、産業カウンセラー、弁護士・社会保険労務士事務所、ハラスメント専門コンサルティング会社などが適任でしょう。

選定の大きなポイントは、実績と守秘義務への対応姿勢です。
ハラスメントは、非常に個人的かつデリケートな問題です。企業との信頼関係はもちろん、過去事例の豊富さ、それが自社に適応しているかといった観点から判断し、調査力・対応への提案力も選定条件に加えてください。

併せて、相談担当者に依頼する際の料金も、しっかりと確認しておきましょう。ハラスメント相談窓口を継続運用していくためには、費用対効果も考慮する必要があるためです。
 

企業と社外相談窓口が連携するには

企業と社外相談窓口がハラスメントの解決に向けて連携するためには、どのような点に注意していけばよいのでしょうか。社外相談窓口以外に社内にもハラスメント相談窓口を設置している場合には、その運用の状況や稼働について確認する必要があります。

社内の担当者と社外の相談窓口とが確実な情報共有を行うことで、作業の重複を防ぎ、スムーズな役割分担が可能となります。

対応マニュアルは、社外・社内相談窓口の役割分担を整理・統合したものを準備します。
これにより相談が発生した場合の手順や流れを明確にし、どこまで社内で扱うのか、どのような案件を社外相談に任せるのかといった点がわかりやすくなります。

加えて相談者および相談内容の漏えい防止策については社外・社内で検討し、確実に実施できるよう共有しておく必要があります。

また社外相談窓口に任せた件に関する社内へのフィードバックの方法や、緊急時を含む連絡の手段を決定しておくことも大切です。問題が大きくなった場合には社内の誰が動くのかを決めたり、専任の解決チームメンバーを設置したりするなどの体制を整備することで、社外相談窓口から協力を求められた際にすぐ対応できます。

社外相談窓口を十分に活用するためには、さまざまな状況を想定し、社内でのハラスメントに関する体制を厚くしておくことが求められます。
 

職場のハラスメントに関連する相談機関一覧

専門企業・業者以外にも、ハラスメントに関連する公的な機関の窓口は多数あります。

・労働局または労働基準監督署の総合労働相談コーナー
ハラスメントを含む、労働に関するあらゆる問題についての相談を受け付けています。労働者・事業主いずれからの相談も可能です。

・各都道府県労働局の総合労働相談コーナー
労働条件などについてのトラブルで、当事者間だけでの解決が難しい場合に調停役を行います。

・法テラス(日本司法支援センター)
法制度についての情報、トラブルに合わせた地方公共団体、弁護士会、司法書士会、消費者団体などの関係機関への紹介を行っています。

・みんなの人権110番
ハラスメントを含む、人権問題の相談を受け付けています。最寄りの法務局・地方法務局が担当します。

・かいけつサポート
法務大臣の認証を受けた民間の事業者が、解決サポートを行います。

・こころの耳(働く人のメンタルヘルス・ポータルサイト)
労働者のメンタルヘルスをサポートする総合サイトです。ハラスメントにより精神的ダメージを受けている場合に、活用できます。

・労働条件相談ほっとライン
労働条件、労働環境に関する悩みが相談できます。全国の労働基準監督署が担当します。

・公務員などの窓口
公務員の場合には、一般的な労働関連の窓口で相談できないことがあります。
一般職の国家公務員については、人事院の相談窓口や所属府省の人事担当部局で相談を受け付けています。
地方公務員に関しては、地方公共団体ごとの人事委員会(公平委員会)、人事担当部局などで相談を受け付けます。

公立学校の教職員については、管轄の都道府県または市町村の教育委員会の相談窓口で対応しています。
 

ハラスメント相談窓口、相談者への対応方法は?悩む女性

企業のハラスメント相談窓口で大切なのは、相談者が安心して心を開き、事実を伝えてくれることです。
​​​​​​​続いて、相談者への対応から再発防止までの流れについて解説していきます。
 

プライバシー保護のための措置を説明

相談者がありのままを話せるようにするためには、プライバシーが守られることをしっかりと伝える必要があります。

実際の相談受付時には、当事者に対してプライバシーの厳守を改めて伝えるようにし、相談者の不安を取り除くよう図ります。またその際、相談者と相手側双方のプライバシーに配慮することを確認しておきましょう。

相談担当者は、相談者が勇気を出して相談に臨んだことを意識しなければなりません。ハラスメントに当たらないと思われるケースであっても、話の途中で否定をせずに、まずは受け入れるようにしましょう。

話の方向性を誘導するのではなく、見守りと傾聴の姿勢に忍耐をもって徹することが大切です。ハラスメントであると考えられる場合、相談者の意向を確認し、予防・解決までの流れを説明しておきます。
 

事実関係の調査

次の段階では相談者からの相談内容を元に、事実関係を確認します。
何についてどのような確認が必要なのかを判断するためにも、相談記録を作成しましょう。
一般的に、事実関係の調査は次の手順で行います。

  1.  1. 相談内容の整理
  2.  2. メールやメッセージを含めた当事者間のやり取りの確認
  3.  3. 業務日誌など関連性のある書類の精査
  4.  4. 目撃者からのヒアリング
  5.  5. 必要に応じて再度、当事者双方から聞き取りを行う
  6.  6. ハラスメントの有無の判断

ハラスメント問題のスタートであり、事実確認への柱となるのは相談内容です。
​​​​​​​相談を受ける際、聞き取りを行う項目例としては、以下のようなものがあげられます。

  • 相談者と行為者の関係
  • いつ、どこで、誰が、何を、どのように
  • ハラスメントに対する相談者の反応
  • 目撃者・証拠の有無
  • 上司への相談の有無
  • 当事者以外の関係者の有無
  • 相談者の希望(解決の結末・期間など)
  • 現在の相談者の心身の状態
  • 聞き取り可能な対象範囲

ここでは、ハラスメントがあったかどうか、またハラスメントに当たるのかといった認定ではなく、事実確認を優先する意識が重要です。

相談を受けた後は迅速に行動することで、被害の拡大を防止できます。時間が経つにつれて情報の拡散の恐れも出てくるので、職場環境の保全のためにも早期の解決を目指します。
 

再発防止策の検討・実施

ハラスメントが起こってしまった場合、企業では再発を確実に防止するための最善策を迅速に検討し、実施しなければなりません。

企業が行為を行った人物に対して何らかのペナルティを与える際には、就業規則に則った公正で妥当性のある対応を行います。企業からの訓告にとどめる場合でも、行為者が自らの行いについて自覚を持てるよう促していくことが再発防止につながります。

該当するケースについては、何がハラスメントに当たったか、その処理として行ったことを当事者に理解させることが重要です。調査・検討の結果、ハラスメントに該当しない場合でも、相談相手への配慮するよう当事者に対して伝えます。

企業側は、被害者が安心して業務に復帰できるよう、でき得る限りの支援を検討していきます。

社内に対してはある程度の時間を経た後、個人が特定できない形式で、事例として公表する方法もあります。より具体的な例を活用して、企業としての対処を示すことでハラスメントへの抑止となります。
 

相談内容が深刻な場合は、産業医などの専門家に相談を

国では労働者の心身の健全化を促すために、「常時50人以上の労働者を使用する事業場においては、事業者は、産業医を選任し、労働者の健康管理等を行わせなければならない」としています。

産業医は長時間労働者の面談やストレスチェックなどを通じ、従業員の不調やその兆候を察知する役割を担っています。

ハラスメント問題は従業員の心身の状態にも深く関わるため、従業員から産業医へ相談する可能性もあります。相手が専門家であることで、信頼しやすく深刻な悩みを打ち明けるのにも抵抗感が少ないと考えられるためです。

産業医はハラスメント被害者からの情報収集を行いながら、心身のケアについてのアドバイスをすることができます。解決に向けて動く中で、被害者の心身の状態を平常に保つ上でも、産業医が大きな力となるでしょう。
 

ハラスメント相談窓口を社内に周知するために

ハラスメント相談窓口を設置後、確実に役割が果たせるようにするには、しっかりとした社内周知をすることが大切です。

職場環境の向上を図るためにも、従業員に対してハラスメント相談窓口を認識してもらう工夫が必要です。
その方法について、具体例を挙げていきます。
 

メールなどで周知

ハラスメント相談窓口は、当事者になってみないとその必要性が実感できないものです。
必要なときに従業員がすぐに接点を持てるよう、常日頃から周知を繰り返すことが大切です。

ハラスメント相談窓口について案内するポスターや標語を活用し、エントランスや社員食堂、休憩スペースなど、従業員の目に付く場所への掲示を行いましょう。企業のトップからの通達や社内報で定期的に取り上げることで、全社的な取り組みであることが認知されやすくなります。

リモートワークをしている社員には、人事・労務からの連絡として、全社員にメールで周知するようにしましょう。

また、従業員向けのトップページなど、業務前に必ずアクセスする場所に掲示して、注意喚起を行うのも有効策です。従業員に印象づけられていれば、悩んだときに思い出してもらえるでしょう。
 

社内でハラスメントを発生させないために、研修実施の検討を

ハラスメントを全社的に防止するため、それが社会的に認められない行為であることを周知する場としての研修や勉強会を開催します。

ハラスメント行為が個人にとってどれほど痛みのあるものなのかについて触れると同時に、社内環境の悪化を引き起こす原因となり、業績に悪影響を及ぼしかねない問題であることを伝えていきます。

何がハラスメントに当たるのか、具体例をもって示すことで、それまで自分がしていた何気ない言動が相手を傷つけていたことに気付く場合もあります。

社内だけではインパクトが与えられないと考えるときには、外部講師などを招き、社会的な問題であることへの理解を促します。
 

まとめ

ハラスメントとは、個人の人間性への攻撃です。ハラスメントによって社員の健康が侵されたり、離職につながったりすれば、企業にとって大きな損失となります。

国ではあらゆるハラスメントに対する防止策として、ハラスメント相談窓口設置の義務化を進めています。
ハラスメントを発生させないためにも、企業には、ハラスメントに関する危機意識を社内全体で共有することや、個人感情に配慮しながら迅速かつ適切な環境整備を行うことが求められています。

ハラスメント相談窓口の適切な運用が、企業運営の健全化につながるといえるでしょう。

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