従業員がメンタルヘルス不調や何らかの身体疾患で体調を崩し、休職にいたった場合、企業には適切な手続きが求められます。そのひとつが、産業医による面談です。しかし、どのように面談を実施し、従業員のケアを行っていけばいいのか悩んでいる担当者もいるのではないでしょうか。ここでは、従業員が休職したときの産業医面談の流れと、企業が行っていくべき支援について紹介します。
従業員が休職したからといって、すぐに産業医面談を実施するわけではありません。産業医面談には、適切なタイミングがあるのです。
ここでは、休職してから産業医面談を行うまでの流れや面談でのチェックポイントについて説明します。
従業員から休職のための診断書が提出されたら、企業は、まず安心してしっかり休んでもらうよう配慮することが大切です。休職する従業員は「どうすればいいのか」と不安な気持ちになっているので、必要となる手続きや支援などについてしっかりと伝えるようにしましょう。
特に、休職中の給与の取り扱いや傷病手当などについてきちんと説明することで、従業員は安心して治療に専念できます。経済面で不安を抱えていると、まだ回復していないにもかかわらず復帰を焦ってしまう場合があるので注意が必要です。
また、休職中は、経済的な問題の他にも不安や悩みを抱えやすくなっています。そのような気持ちになったとき、気軽に相談できるような相談先などを紹介できることが理想的です。
あらかじめ、チラシやパンフレットなどを渡しておいてもいいでしょう。それから、就業規則をもとに「いつまで休職が可能なのか」についてもしっかりと説明することが大切です。
また、このタイミングで休職中の連絡方法について取り決めをしておくと後々のやりとりがスムーズに進みます。この段階では、企業はあくまで「情報提供」という支援を行います。
休職者の体調がある程度回復し、復職の意思が確認できたら、産業医面談を行っていきます。ただし、企業によっては従業員の状態を把握するという意味で、復職の意思確認をする前から産業医面談を実施するケースもあるので一概にはいえません。
また、本人が「復帰したい」と考えていたとしても、実際にはまだまだ療養が必要なこともあります。そのため、復帰しても大丈夫なのかどうかを判断するために、従業員には主治医の診断書をとってもらいましょう。
ここで、主治医の復帰許可はおりているのに、なぜさらに産業医による面談を行うのかと考える人がいるかもしれません。一般的に、主治医によって行われる就労可能の判断は「実際の職場において以前と同等の仕事ができる」と保証されたものではないのです。
主治医は、あくまで診察での会話や様子、病気の症状などから復帰が可能かどうかの判断をします。そのため、主治医の許可がおりたからといって、すぐに職場に復帰できるわけではありません。従業員のそのときの状態や、実際の職場環境などから「本当に復帰しても大丈夫なのか」という判断をするのは産業医の役目なのです。
産業医は、あくまで中立の立場にいます。「早く職場に復帰したい」という従業員にも、「早く職場に復帰してほしい」という企業にも、どちらの意見にも傾かないのが原則です。
産業医面談では「休職者が職場に戻るための準備ができているか」という点に重きを置いて判断を行います。そのときにチェックするポイントは、大きく分けて5つあります。
1つ目は、働くことに対する意欲があるかどうかです。仕事に対してあまり意欲的でない場合には、まだ復帰は早いと判断される可能性が高いでしょう。
2つ目は、生活リズムがしっかりしているかです。朝きちんと起きられるか、日中は昼寝をしていないかなどをチェックします。これは、仕事に復帰してもきちんと働けるかどうかの重要なポイントになります。
3つ目は、朝きちんと出勤できることです。本人にはあまり自覚がない場合も多いですが、休職中には想像以上に体力が落ちているケースもたくさんあります。以前と同じように出勤することが困難な場合もあるので、出勤訓練などを行って判断します。
4つ目は、集中力が回復しているかです。物事に集中するというのは、実はとても心身に負担がかかります。仕事に復帰するとなるとある程度の集中力も必要になってくるので、その点をしっかりチェックします。
5つ目は、再発防止プランを持っているかどうかです。特に、メンタルヘルス不調による休職は、再発のリスクもあります。再び同じような状況になったとき、休職者がきちんと対応策を考えているかを確認することで再発の危険性が低いと判断します。
産業医面談によって出た結果は、休職者がスムーズに復帰できるように最大限に生かしていくことが大切です。それが、職場復帰支援プランの作成です。ここでは、プランを作成するときのポイントなどについて説明します。
産業医から「職場復帰が可能である」という判断が出たら、職場復帰支援プランの作成を行いましょう。
休職者が、スムーズに安心して職場に復帰できるようサポートするために、復帰までの流れを具体的に考えておくことは非常に重要です。
プランを考えるときは、さまざまな視点からチェックすることが大切になります。必要とされる情報をできるだけたくさん集め、職場復帰が可能かどうかについて総合的にジャッジするのです。そのため、企業の担当者だけで作成するのではなく、産業医、休職中の従業員や現場の人間とも連携を取って考えていきましょう。
プランの作成にあたって、従業員の復帰に対する意思確認は非常に重要です。
従業員が復帰に対して意欲的でない場合、まだ職場復帰支援プランを考えるのは早いでしょう。プランの作成に当たっては、従業員の状態についてさまざまな視点から確認をします。たとえば、今どのような治療を行っており、どのくらいまで回復してきているかを把握することはとても重要です。
それに、仕事に復帰した場合、以前と比べてどのくらいの割合で業務が行えるのかは実際の仕事にも関わってくるからです。また、家族から得られる情報や、今後の仕事に対して従業員はどのように考えているのかも忘れてはいけないポイントです。
具体的なプランの内容として、まず、職場への復帰日を盛り込むようにしましょう。復帰日については、従業員の体調だけでなく、職場環境が十分に受け入れられる状態であることを確認してから判断します。
また、実際に業務をするにあたって必要な配慮があれば、そのことについてもしっかり検討することが重要です。業務においてサポートが必要であれば、どのような内容をどのような方法で行うのかを具体的にしていきます。
場合によっては、いきなり以前と同様の仕事をするのではなく、段階的に就業できるような配慮も必要です。残業や夜勤などは制限または禁止とするなど、就業時間を短縮する方法もあります。
産業医面談によってその人の特性が現在の業務と合っていないことが確認できた場合、異動や配置転換などについても検討する必要があるでしょう。産業医から安全配慮義務や職場復帰支援についての意見があれば、それも盛り込みます。
また、通勤訓練や試し出勤などの制度がある場合、それを利用するかどうかの確認も行います。よりスムーズに復帰できるように、社外の職場復帰支援サービスなどの利用についても検討するといいでしょう。
職場復帰支援プランを作成するために、主治医からアドバイスを聞くことも有効です。その場合には、必ず休職者本人の同意を得ることが重要です。復職可能の診断書をもとに産業医が主治医に詳しい内容や意見を聞き、担当者が本人同席のうえでアドバイスを得ます。
そうすることで、より正確に従業員の状態・状況を把握できるため、復帰後に企業側がどのような対応をとるべきかの材料にもなるのです。
企業の担当者は、休職した従業員はもちろん、そうでない従業員に対してもフォローを行っていくことが大切です。ここでは、休職者が出た企業の担当者が行っていくべき内容について説明します。
従業員の休職の原因が企業にあった場合、どのような点を見直していくか産業医から意見をもらいながら職場環境の改善に取り組んでいくことが先決です。人間関係や長時間労働、本人の特性が仕事内容と合っていないなど、さまざまな原因が考えられます。
また、休職にまではいたらないにしても、不調をかかえる従業員の存在に気付いたときには、積極的に産業医の面談をすすめることも大切です。そのうえで、改善できる点があれば産業医からアドバイスを受けましょう。
休職から復帰する従業員がいる場合は、特に細やかなケアが大切です。復帰する部署で働いている人たちに対し、産業医の話をベースに復職者の状態を正確に伝えておくようにしましょう。ここで重要なのが、再発のサインについてもしっかり話すことです。
たとえば、遅刻やミスが増えたりボーっとしていることが多くなったりすることは、再発のサインとなります。復職者本人はなかなか気付けない場合もあるので、周囲がそうした予兆を把握しておくことで、早期に対応することが可能です。復職者の同意を得たうえで、こうした再発の予兆となる行動を現場に伝え、注意してもらうようにしましょう。
休職者に対して企業が的確なサポートを行うためには、本人の状態や休職にいたった理由をきちんと把握することが大切です。そのためにも、適切なタイミングで産業医面談を設定し、その結果を生かしていきましょう。また、スムーズな職場復帰のためには、しっかりとした職場復帰支援プランを考えることが重要です。産業医面談は、そのためにも大いに役立ってくれるはずです。
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