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従業員の復職面談はどうすればいい?流れや方法を分かりやすく解説!

健康経営コラム編集部

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従業員が休職後に職場への復帰を進める場合、問題なく復帰ができるのか悩む人事担当者も多いのではないでしょうか。その問題点の解決策の一つとして、復帰前に対象者と面談をして、復職できるかどうかの見極めをすることが重要です。この記事では、復職面談の事前準備や、面談を行う際のポイントについて分かりやすく解説していきます。
 

1.復職面談の目的とは?

復職面談とは、簡単にいえば、心身の不調において休職していた従業員が、職場復帰をする前に行う面談のことです。復職面談の目的には、どのようなことがあるのかについて解説していきます。
 

1-1.休職者が職場で仕事ができるのかを判断する

復職面談を実施する目的の一つとしては、当然まずは休職者が職場で仕事ができるのか、その判断材料にすることが挙げられます。
休職の理由は、病気やけが、または育児や出産、親の介護など、さまざまです。それらが解消されている状況にあるかどうかを、面談によって判断していきます。
面談は、主に人事労務担当者や産業医、ときには直属の上司が参加して、休職者本人を対象に行っていきます。面談においては、休職者が職場で仕事ができるのかを判断する場合、立場によって役割が異なるということについて、理解を深めておきましょう。
まず、 産業医の場合は、健康管理などの観点から面接を進めていきます。
対象者が就業できる健康状態なのか、症状は全快しているかどうかなど、健康面での総合的な判断から、復職可能かどうかを決めていきます。
一方、企業の人事労務担当者は、休職者が決められた時間に出社し、待遇に見合った労務提供が可能かどうかを判断することが、その役割です。より実務的な目線で判断していくことが重要だといえるでしょう。
 

1-2.休職となる原因の再発防止

二つ目の目的が、再休職・休職原因の再発防止です。会社で決めた休職期間が、一般的にみて、2~3カ月間など短い場合は、期間内に復職ができなかったり、復職できてもすぐに再休職してしまったりする可能性が高くなってしまいます。そのため、相応の時間を設定することが大切です。
さらには、場合によっては、復職に向けたリハビリテーションを行っている専門家のプログラムが必要でしょう。
休職中や復帰後の面談を通じて、休職者が自分が不調になる仕組みや原因に気付くことが大切です。
そのうえで、セルフケアができるようになることを目的として、休職となる原因の再発防止を行っていきます。具体的な再発防止策は、対象者の休職となった原因により、さまざまです。ある程度時間をかけてでも、再度起こってしまわないように、しっかりと面談で解決していくことが大切です。
 

2.復職面談をするにあたって行っておきたいこと

復職面談においては、スムーズに行うためにいくつかしておきたいことがあります。この段落では、それらについて紹介していきます。
 

2-1.復職できるのかについて主治医の診断書を提出してもらう

休職者がいざ復職をする場合には、基本的には本人の意思だけで復職させることは少ないです。これは、本人が冷静に自分の状況を判断できる状態ではない場合も考えられるためです。病気やけがを理由に休職して復職をする際には、必ず主治医の診断書を提出してもらうようにしましょう。
その際、できるだけ休職者本人に直接、診断書を持参してもらうことが大切です。
直接会社へ持参してもらうことで、面談前に現在の状況や本人の体調などについて、詳しく話すことができます。聞き取った内容はメモなどで記録に残しておきましょう。
そのメモをもとにすれば、より復職面談をスムーズに行うことも可能です。
 

2-2.休職者の家族からの意見も聞く

可能であれば、休職者の家族からの意見を聞いておくことも重要です。特に、休職者に同居している家族がいる場合は、事前に休職者の生活リズムや精神状態をヒアリングしておきましょう。家族は、休職者にもっとも近い存在でもあります。
休職者の状況をより詳しく把握している場合がほとんどです。家族がまだ無理だろうと判断する場合には、重要な参考意見として判断基準に取り入れておきましょう。
また、家族がまだ早いと判断していても、休職者が復職を望む場合もあります。特に、責任の重い役職に就いている場合などは、それがより顕著だといえます。
その場合には、家族から休職者に対し、復職を待って療養期間をしっかり取るよう説得してもらうことも大切でしょう。

3.復職面談で休職者を見極めるポイント

復職面談中風景

復職面談で、実際に休職者が復職できるのかどうかについて見極めるポイントがいくつかあります。これらを把握しておくことは、再休職を防ぐ意味合いでも非常に重要です。いくつかのポイントについて紹介していきます。
 

3-1.働く意欲はあるのか

働く意欲があるかどうかを見極めることは、非常に難しいことでもありつつ、当然重要なことです。そもそも、復職面談をするということは、復帰する意欲があるということでもあります。そのため働く意欲が十分にあるとも考えられます。
しかし、特にメンタルヘルスを必要とした休職の場合、企業側としても慎重にならざるを得ません。そのタイミングでは完全に回復したつもりであっても、状況次第では再度休職してしまうケースも多いためです。
まずは、面談で休職者の話をよく聞くことが大切です。もちろん必要以上のプレッシャーをかけてしまうのは得策ではありません。
しかし、本当に働く意欲があるのか、働く意欲を継続することができるのかはしっかりと見極め、判断していく必要があります。
 

3-2.体力は回復しているか

メンタル的な回復はもちろんのことですが、体力が通常に勤務をしていたころの状態に戻っているかということも、復職に必要な条件の一つです。
体力の著しい衰えは、集中力を欠くことにもつながります。
結果的に不利益が生じてしまう可能性が高いと判断できる場合は、復職を延期することも視野に入れておかなければなりません。体力が回復しているかどうかは、まずは主治医の診断書や意見書を参考にしていきましょう。
そのうえで、面談時の本人の様子もしっかりと確認しておくことが大切です。顔色や表情は、十分な判断材料となり得ます。明らかな体調不良がみられる場合には、やはり復帰を延期する必要があるでしょう。また、服装や髪形もチェックすることを心掛けましょう。
特にメンタル系の疾患は、身だしなみに気を配らなくなるケースも多くあります。清潔感があるかどうかは、そこまで気を回すことができる体力があるかどうかの判断基準にもなります。お互いのためにも、しっかりと意識して確認しましょう。
 

3-3.通勤能力はあるか

復職に問題がないと思って、いざ実際に通勤してみたとき、以前のように同じ時刻に電車にのるだけでストレスを感じたり、気分が悪くなったりする人も少なくありません。基本的な通勤能力があるかどうかを確認することは、実は非常に重要です。
復職前に面談をする場合、復職をした場合をシミュレーションさせておくことも大切です。ある程度の期間、実際に同じ時間に起床し、同じルートで会社まで通勤するような通勤訓練を行ってみることで、休職者本人も現在の自分の状況をより正確に判断することができるでしょう。
また、その際にはシミュレーションの結果を記録して、提出させることも重要です。会社としては判断材料になり、休職者としてはアピール材料になります。
 

3-4.規則正しい生活ができているか

規則正しい生活を送れているか、就業時間に合った生活ができているかをチェックすることも重要です。休職期間中であっても、規則正しい生活を送ることができているのかを把握するためには、生活記録表の提出などを求めるようにしましょう。
起床や就寝時間はもちろん、日中の過ごし方などを可能な限り確認していきます。当然休職直後の生活記録を確認してもあまり意味がありません。
直近の生活において、仕事に支障がない睡眠時間かどうか、日中は外出ができているかなどを確認することで、復帰した場合に合わせて生活が送れているかどうかの判断がしやすくなります。また、それらを確認することは、働く意欲があるかどうかの確認にもつながるでしょう。
 

3-5.職場に適応することができるのか

復職しても、また休職してしまうなど、休職と復職を繰り返してしまうケースも、なくはないです。そのため、復帰して職場に適応することができるのかを見極めることは、復職面談の肝といって過言ではないでしょう。職場環境に適応できずに休職したとしても、環境は変わっていない場合も当然あります。
休職者本人に、そもそもの休職原因を考えさせ、本当に職場に復帰して適応することができるのかどうかを判断する必要があります。休職に関しては、本人を思いやることはもちろん大切です。しかし、それと同じくらい在籍社員に気を配ることも重要です。
無理な環境変化は、在籍社員の反感を買ってしまうケースもあります。十分に注意したうえで、環境を変えずとも復帰できるのかどうかをまずは判断していきましょう。
 

まとめ

従業員が心身のバランスを崩し長期間仕事を休む場合、どのくらいの期間休みをとれば回復するかの判断は難しいといえます。休職者本人もいざ復帰するとなると不安も大きいです。経営者や人事労務担当者としては、復職面談を行うことは、それらの解消のためにも双方にとってメリットが大きいといえます。
従業員の心身の健康のためにも早めに産業医を選任し、復職面談を実施できる体制を整えておくと良いでしょう。

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