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従業員から産休・育休の申し出があったらどうする?

健康経営コラム編集部

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子育てと仕事の両立を目指す女性も多くみられます。ただ、いざ従業員から産休・育休制度の利用について申し出があった場合、どのように対応すればいいのか悩んでしまうケースも少なくありません。申し出があった際にきちんと対処できるよう、企業が行うべき手続きについて、きちんと理解しておくのが肝心です。
この記事では、産休・育休に関して企業が行うべき手続きやその手順、またトラブルを防ぐコツや対処法について紹介します。
 

そもそも産休・育休制度とは?

産休・育休制度とは、具体的にどのようなものなのでしょうか。産休とは「産前休業」と「産後休業」を指します。
これらは労働基準法、育児・介護休業法という法律によってそれぞれ定められたもので、「出産する本人」のみ取得可能です。
適用条件は出産する本人となるため、必然的に該当者は「女性」に限られ、男性は取得できません。
産前休業は「出産予定日の6週間前」から請求・取得できます。
なお、双子以上の場合は「14週間前」から請求・取得が可能です。一方、産後休業は出産後に取得できるもので、「出産の翌日から8週間は就業不可」となります。
産後「6週間」が経過したら、出産した本人が請求を行い、医師の許諾を得て就業可能となります。
育休とは「育児休業」を指すものです。1歳未満の子供を養育する男女労働者は申し出をすることで、子供が「1歳」になるまで希望する期間中、育児のため休業できます。
 

非正規雇用の場合でも産休・育休は取得できる?

双子の赤ちゃん
産休・育休に関して疑問を持つ人も多いのが、社員だけではなく「パート・アルバイト・派遣」などの雇用形態であっても、制度を利用できるのかという点です。
結論からいうと、産休・育休は雇用形態を問わず、非正規社員でも取得できると労働基準法で定められています
したがって、非正規社員から産休・育休の申し出があった場合、企業は基本的に拒否できません。
安易に申し出を拒否してしまうと、ハラスメントとしてトラブルに発展するおそれもあるため、企業側は対応に細心の注意を払う必要があります。
ただし、注意したいのが非正規社員の場合、「育休の取得に条件が設けられている」ことです。
産休は出産する本人であれば誰でも取得可能ですが、育休は条件を満たしている場合のみ取得できます。
条件は「同一の事業主に引き続き1年以上雇用されている」「子供の1歳の誕生日以降も引き続き雇用されることが見込まれる」「子供の2歳の誕生日の前々日までに、労働契約の期間が満了しており、かつ契約が更新されないことが明らかでない」というものです。
「雇用された期間が1年未満」「1年以内に雇用関係が終了する」、また「週の所定労働日数が2日以下」「日々雇用される」などのケースに該当する場合は、育休の取得はできません。非正規社員からの申し出があった場合は、定められた条件に該当するかどうか、よく確認を行いましょう。
 

産休・育休に関して企業が行う手続きとステップ

生後間もない赤ちゃん
従業員から産休・育休に関する申し出があった場合、企業が行う手続きと、基本的なステップは以下の通りです。「産休に入ったとき」「出産したとき」、「育児休暇に入ったとき」「育児休暇終了のとき」のタイミングごとに、詳しく内容をチェックしていきましょう。
 

従業員が産休に入ったときに行う手続き

産休に入ったタイミングで、企業は主に「産休中の社会保険料の免除」「出産手当金の申請」などの手続きを行います。また、産休の取得期間中は、社会保険料の免除を受けられます。企業が管轄する年金事務所などに、必要となる書類を提出しましょう。
出産手当金とは、産休取得にあたり無給となる期間について、経済的支援として手当金が支給されるものです。企業が加入している健康保険に必要書類を用意して提出します。
 

従業員が出産したときに行う手続き

従業員が子供を出産したら、まず育児休暇の取得希望について聞くのが基本です。取得を希望する場合は、育児休暇の「開始予定日」「終了予定日」を明確にし、従業員に「育児休業申出書」を提出してもらいましょう。
企業は従業員に対し、「育児休業取扱通知書」を交付します。なお、通知書では育児休業中の待遇や休業後の賃金、労働条件などを明示する必要があります。
 

従業員が育児休暇に入ったときに行う手続き

従業員が育児休暇に入ったら、企業側は「育児休暇中の社会保険料免除」「育児手当金の受給資格確認」などの手続きを行います。育児休暇中は従業員・企業の双方が社会保険料免除となるため、管轄の年金事務所に必要書類を提出しましょう。
さらに、従業員が育児休業給付金の該当者であるか、確認を行います。育児休業給付金とは、育児休業の期間中、一定以上の給与が支払われないケースにおいて、雇用保険から給付金が支給されるものです。企業側は確認のため、管轄のハローワークに必要書類を提出する必要があります。
 

育児休暇終了のときに行う手続き

育児休暇が終わったときは、基本的に「育児休暇終了届の提出」「社会保険料の変更手続き」「厚生年金保険養育期間標準報酬月額特例申出」の3つの手続きを行います。従業員が育児休暇終了の予定日よりも早く切り上げた場合、企業は日本年金機構に対し、育児休暇の終了届を提出する必要があります。
また、育児休暇から復帰して3カ月経過したら、管轄の年金事務所に「社会保険料の報酬月額変更届」を出します。この手続きにより、育児休暇終了後の平均給与額に基づいて、社会保険料の改定が可能になるのです。また、短時間勤務などによって、従業員が将来受け取る年金額が減少しないよう、「厚生年金保険養育期間標準報酬月額特例申出書」の提出もあわせて行うのがポイントです。
 

産休・育休に関するトラブルと予防策は?

産休・育休の手続きは、きちんと理解を深めておかないと、何らかのトラブルに発展するケースもあります。注意すべきトラブルや予防策について見ていきましょう。
 

職場復帰後の仕事内容

産休・育休に関して、多いのが「復職後のトラブル」です。育児・介護休業法を踏まえると、育児休業を終了した社員は「原職または原職相当職に復帰させる」ことが原則となっています。本人の希望を聞いたうえで、以前とは異なる業務で復職という形であれば問題ありません。
しかし、なかには企業側の勝手な判断で、「本人が望まない業務内容で復職させる」ケースもみられます。
このように独断的なことをすると、従業員から不満が出たり、トラブルに発展したりする可能性もあるため、注意が必要です。
円満に復職してもらえるよう、仕事内容について、あらかじめ従業員とよく話し合いをしておくのが大切です。
また、休業前と休業後とで大きく業務内容に変化がある場合は、職場復帰後に大きな負担がかかってしまう原因につながります。
現状の業務について説明する人を決めておくなど、職場全体でフォローする工夫が必要です。また、復帰後は無理なく仕事と育児の両立ができているか、業務で困ったことはないかなど、定期的に面談を行うと良いでしょう。
 

子育てに関する法的な配慮

産休・育休を経て、従業員が職場に復帰したら、もう企業側のサポートは終わりという訳ではありません。復職後も育児・介護休業法にのっとり、多方面から従業員に対して配慮を行う必要があるのです。具体的には、一定の条件を満たす3歳未満の子供を養育している従業員は、「短時間勤務制度」「所定外労働の制限」「子の看護休暇」などの制度を利用できます。
短時間勤務制度は従業員が希望した場合、子供の養育のため「1日原則として6時間」の短時間勤務を設ける必要があります。
所定外労働の制限は、労働者から請求があった場合、所定外労働をさせてはならないという制度です。
子の看護休暇は、年次有給休暇とは別に、病気や怪我をした子供の看護などのために、必要に応じて休暇を取得できるというものです。
原則として「1年に5日間」、子供が2人以上であれば「10日間」の休暇を取得できます。
このような制度を知らず、従業員からの申し出を断ってしまい、トラブルになるケースもあるため要注意です。
育児・介護休業法について理解を深め、従業員に対してどのような法的配慮を行うべきなのか、把握しておきましょう。
 

男性社員の育休取得

育休というと、女性のみが利用する制度だと考えられてしまいがちです。
しかし、育児・介護休業法のもとでは、女性に限らず、「男性も育休を取得できる」ことになっています。男性から育休の申し出があった際、不用意に拒んでしまうと「性別による差別」として、トラブルになってしまう可能性があるため気を付けましょう。育休は男性・女性の両方が利用できる制度であることを、頭に入れておくのが肝心です。
 

非正規社員の給付金該当条件

産休・育休中に給付されるものには「出産手当金」や「育児休業給付金」などが挙げられます。ただし、これらの給付金は「保険への加入」が大きく関わってきます。保険に加入していない非正規社員の場合、給付を受け取れない場合があるため注意が必要です。
出産手当金は職場の「健康保険への加入」、育児休業給付金は「雇用保険への加入」が必要となります。健康保険や雇用保険に加入しているかどうかによって、給付の有無が変わってくるため要注意です。非正規社員からこれらの給付金について申請があった場合は、申請者の保険の加入状況をよく確認したうえで、制度を利用できるかどうかしっかりと説明しましょう。

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