従業員が休職を申し出たら、スムーズに療養を開始できるよう事業者は速やかに手続きを進める必要があります。また、休職に関する手続きとともに復職に向けた支援を行うことも重要です。
本記事では、従業員の休職時に発生する手続きとその流れ、それぞれの対応について解説します。
はじめに、休職の定義について理解しておきましょう。休職とは、会社に在籍しながらも一定の期間において業務の免除がされる会社の制度のことです。
休職は私傷病（業務外での病気・けが）や留学など、労働者の個人的な事情によって発生するものです。
従業員の病気やけが、家庭の事情といったさまざまな理由によって、休職が必要となる場合があります。また、休職は解雇とは異なり、雇用の契約が継続するもので、休職期間の満了後は復職することが前提となっています。
なお、労働基準法などの法律では、休職の制度を設けることを企業に義務化していませんが、就業規則にて規程している企業が多いとされています。就業規則には休職に関する期間や待遇（給与・賞与・社会保険など）をはじめ、復職時のルールを定めています。
仕事を休む、業務を遂行しないという点で休職は「欠勤」や「休業」と似ていますが、それぞれ性質が異なりますので確認しておきましょう。
営業日などの労働義務が発生する日に個人的な事情などで仕事を休むことです。ノーワーク・ノーペイの原則により、一般的に給与は支払われません。企業によっては後日、申請があった場合に有給休暇として扱うこともあります。
休業は、産休（産前産後休業）、育休（育児休業）、介護休業、労働災害による休業などがあり、労働契約法によって労働義務が免除されることです。なお、休業中は手当や給付金が支給される場合があります。
休職時には、一般的に次のような流れで手続きを行う必要があります。ここでは基本的には企業側が対応する内容について記しますが、従業員の方も参考にしてください。
休職の手続きは事業者が率先して対応することで、従業員は安心して療養に専念できるようになります。それぞれについて以下で確認しておきましょう。
【参考】厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」
従業員が休職する際には、休職が必要な理由が記された医師の診断書を確認する必要があります。なぜなら、医師の判断なしには休職を決められないためです。
診断書には、病名や必要な療養期間などを記載してもらうようにし、それらをもとに従業員に休職させるかどうかを判断します。判断の際には産業医の面談を実施することや意見をもらう場合もあります。
また、従業員から医師の診断書が提出されたら、管理監督者は速やかに人事労務担当者に診断書が提出された旨を連絡することが大切です。診断書が提出された時点で情報を共有することで、休職の事務手続きや支援がスムーズに進められます。
【関連記事】産業医は診断できない？産業医の意見書と主治医の診断書、役割別の対応を解説
企業の担当者は主治医の作成した診断書を確認し、就業規則上、休職妥当であると判断できた場合に従業員に休職届の提出を依頼します。
休職届のフォーマットに決まりはありませんが、最低限以下の項目を記載してもらう必要があります。
なお、従業員の病気やけがの状態によっては、すぐに休職届を提出できないことも考えられます。そのため相談のうえ提出日を決めておくとよいでしょう。
就業規則で定めている、会社で認められる休職期間を従業員に説明します。
医師による診断書には必要な療養期間が記載されていますが、あくまで医学的観点から見た療養期間の目安です。したがって、事業者は「就業規則において最長いつまで休職が認められるのか」を説明する必要があります。
休職期間が満了する時点で病状が回復せず、復職が困難な場合は自然退職となることも説明しておくと、トラブルに発展することを避けられます。
【関連記事】
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会社のルールを決める就業規則は絶対必要？役割や注意点を解説！
次に、休職中の給与の支払いについて説明します原則として、休職中の従業員に対して、会社側は賃金を支払う義務はありません。これが、いわゆるノーワーク・ノーペイの原則です。
休職により給与が支払われない状況は従業員にとって資金面でも影響があるため、後述する傷病手当についても説明しましょう。
ただし、就業規則で「休職中も給与を支払う」と定めている場合は、給与の支払いが必要です。
給与の説明とあわせて、休職中の社会保険料の扱いについても説明しましょう。
休職中であっても、従業員には社会保険料の支払い義務が発生します。負担の割合は会社と従業員で折半した額になります。
ただし、休職中に無給となる場合は給与から保険料を差し引けないため、徴収方法を事前に話し合って決める必要があります。
以下は、休職中の社会保険料の徴収方法の一例です。
ただし、復職後に徴収する方法は、従業員が休職期間を延長した場合や退職した場合に徴収できなくなる恐れがあるため注意が必要です。
住民税についても、上記の方法または普通徴収への切り替えのいずれかを選択してもらいましょう。
従業員に安心して休んでもらえるよう、傷病手当金についての説明は必須です。傷病手当金とは、病気や怪我が理由で働けなくなったときに、本人とその家族の生活を保障するための制度です。
社会保険の被保険者に対し、支給開始日から通算して最長1年6ヶ月間、給与額の3分の2にあたる金額が支給されます。
傷病手当金を受け取るための条件は、以下の4つです。
・業務外での病気や怪我による休業であること
・怪我や病気で働けないこと
・連続して4日以上仕事を休んでいること
・休職中に会社から給料が支払われていないこと
また、うつ病などが休職の原因として労災と認められた場合、労災保険の休業補償給付の受給が可能です。病気によって生活や仕事などが制限される場合は、障害年金を受給できることもあります。
これらの手当金の受給手続きを行うにあたって、従業員から必要書類の記入や押印を求められた際は、速やかに対応しましょう。
【参考】全国健康保険協会「病気やケガで会社を休んだとき（傷病手当金）」
休職中の従業員との連絡方法を決めましょう。具体的には、社内の連絡窓口や連絡の頻度、方法、連絡内容を取り決めます。
たとえば「上司と月1回程度、主治医へ受診後に電話で治療経過報告をする」などです。
休職して間もない頃は療養に専念してもらうために、できるだけメールや書面での必要最低限の連絡など、従業員の負担にならないように配慮するとよいでしょう。
連絡を行うタイミングについては、職場復帰支援プログラムの策定時に検討しておくことが望まれます。
復職の際は、就業可能か否かの判断を企業が行います。主治医が作成した復職可の診断書を提出してもらったうえで、産業医による復職面談を行うことが一般的です。
平たくいえば主治医は「治っているか」を判定し、産業医は「働けるか」を判断します。また、最終的な復職可否の判断は、産業医・主治医の意見を参考にしながら事業主が決定し、復職の手続きを進めます。
一般的には、以下の条件を満たしていると復職可能と認められやすい傾向にあります。
産業医による復職面談を経て、復職が可能と判断できたら、場合により「職場復帰支援プラン」を作成します。また、従業員が復職後問題なく働けるよう、復帰後のフォローアップも欠かさずに実施しましょう。
詳しい復職支援の流れや注意点などについては、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
【関連記事】従業員の再休職を防ぐには復職支援が必須！産業医との連携による支援の流れを解説
【関連資料】【産業医監修】従業員の復職対応6点セット
休職の際に従業員が安心して療養することができるよう、企業は就業規則を定めておくことや各種の手続きに関する丁寧な説明が必要になります。
また、従業員がスムーズな職場復帰を実現するために、復職時の手続きや産業医との連携についても確認しておくことが大切です。
休職中の従業員が職場復帰をするにあたり、事業者にはさまざまな対応が求められます。 本資料は産業医監修のもと、厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」の内容に基づいて作成した以下の資料をセットにしたものです。 流れがわかる！従業員の職場復帰支援ガイド 復職及び就業上の配慮に関する情報提供書 復職支援に関する情報提供依頼書 産業医面談記録表 両立支援プラン／職場復帰支援プランの作成フォーマット 生活記録表 「従業員の職場復帰の流れについて把握したい」 「従業員の職場復帰時に必要な資料がほしい」 とお考えでしたら、ぜひご活用ください。
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