会社のルールを決める就業規則は絶対必要？役割や注意点を解説！

就業規則とは、会社が定める労働時間や賃金などのルールのことです。これらは、事業によっては、その作成や届け出、また、周知させることが法律で取り決められており、徹底しなければなりません。

この記事では、就業規則の作成義務の内容や就業規則の役割、加えて、届け出をしなかった場合どうなるのかなどを詳しく解説していきます。

就業規則の作成・届け出義務と目的

企業は、条件によって就業規則の作成と届け出をする必要があります。ここでは、その義務に関する詳細な説明と、作成する目的について紹介していきます。

就業規則の作成・届け出義務

就業規則とは、大雑把にいえば、事業所が従業員に対して指し示す社内でのルールのことです。賃金や労働時間などに関することや、服装に関するマナーなど、その職場に従事するうえで必要な決まりごとを記載していきます。しかし、私企業含むすべての事業所において、作成や届け出が義務付けされているわけではありません。

従業員が10人未満の場合は、提出の必要はないとされています。よって、従業員を10人以上雇っている場合に限り、就業規則の作成・届け出が必要です。また、従業員というのは、正社員のみに限らず、アルバイトやパートなども含んでいます。

就業規則を作成または変更し、管轄の労働基準監督署に届け出る場合、労働者の過半数を代表する者から意見を聴収した意見書を添付しなければなりません。届け出たあとも、従業員に周知するために、就業規則を書面などにして、見える形で事業所内に置いておく必要があります。

就業規則を作成する目的

就業規則を作成することで、いくつかのメリットが生まれることが考えられます。まず、その職場における公正なルールを明確に示すことができるという点です。

そのため、企業側から考えれば、従業員との間に何らかのトラブルが起こっても、会社を守ることが可能です。

また、就業規則があることによって、しっかりとした労務管理をしている会社であることをアピールすることもできます。結果的に、従業員からの信頼を得ることにもつながるといえるでしょう。働き方やワークライフバランスが見直される中で、労務管理が適切であるかどうかは、安心できる企業かどうかの判断基準になります。

よりさまざまな信頼関係を築いていくためには、就業規則を定めることは非常に重要な役割を担っているといえるでしょう。

また、就業規則を作成することで、雇用保険に関わる助成金がもらえるケースもあり、会社の収益に役立つなど、そのほかのさまざまなメリットが得られることも考えられます。

就業規則を作成する際に記載すべき事項

就業規則を作成する際の内容には、必ず記載するべき絶対的必要記載事項と、会社の任意で記載する相対的必要記載事項があります。

会社と社員がお互いの権利を守り、法律を遵守していることが、従業員からの信頼を得るためのカギです。

合理性に欠いている場合、無効となってしまう場合もあるので十分注意しておきましょう。それぞれの内容について紹介していきます。

絶対的記載事項

絶対的記載事項とは、その名の通り、労働者が労働するための生産性や安全性を確保するために必要な事柄や、労働によって得る対価としての報酬などに関する項目のことです。

法律上、就業規則に必ず記載しなければなりません。絶対的記載事項を具体的に見てみると、大きく3つに分けることができます。

まず、労働時間に関することです。勤務形態ごとの始業時間や終業時間、また、休憩時間、休日、年次有給休暇や産前産後休暇などの休暇制度などは必ず明記する必要があります。

次に、賃金に関する記載です。労働賃金の決定要素や計算方法、また、その支払方法などの明記も必要です。

ほかにも、賃金の締め切り日はいつか、支払の時期などに加え、昇給に関する事項も記載しなくてはなりません。大きく分けた3つ目は、退職に関する事柄です。退職手続きに関する内容や解雇条件、定年の規定などを明記していきます。

相対的記載事項

相対的記載事項は、絶対的事項のように必ず就業規則に含めなければならないというわけではありません。しかし、定める場合には、就業規則で記述することが必要です。

その内容としては、退職金に関することや賞与、臨時金などがまず挙げられます。

退職金の計算方法や支払い方法、適用範囲、賞与は何カ月分かなどを記載していきます。また、安全衛生に関する記述や、食費や作業用品などの負担についても、定めた場合には記述しなくてはなりません。

ほかにも、懲戒処分に関する記述や、表彰に関することも定めたときには就業規則に記述する必要があります。

また、職業訓練に関する記述として、訓練の種類や期間などのほか、災害が起こった場合の補償や、業務外で負傷をした場合の扶助などに関する記述も、相対的記載事項として挙げられます。

就業規則がないとどうなるのか？

それでは、就業規則がないとどのようなことが起こり得るでしょうか。ここでは就業規則がない場合に起こり得るデメリットについて紹介していきます。

労働者の有給休暇や欠勤に対応できない

基本的には、企業は労働者に対して、最大で年間20日間の有給休暇を付与する義務があります。
これは、勤続年数に見合った付与がなされますが、企業によっては、個人の都合のみで取得されると事業が成り立たないケースも十分に考えられます。

特に中小企業においては、それが顕著だといえるでしょう。

有給休暇のこのような問題に対しては、就業規則を届け出ることで、計画的付与を行い回避することが可能です。
通常は、社員の遅刻や欠勤に関して、限度額を超えない範囲内で給与から控除できる権利を正しく行使できるようになります。

就業規則がないと、根拠が明確でないため権利があっても行使できない可能性が高いといえます。

労働者の突然の退職の対処や懲戒免職を行うことができない

法律上は、従業員は退職を申請してから2週間後には会社を退職することが可能です。
しかし準備や引き継ぎを考えると、会社によっては、2週間後の退職は難しいとするケースが多いといえるでしょう。

もちろん、退職希望者の要望に沿うことも重要ですが、就業規則があれば、会社のルールで退職時期の取り決めをすることもできます。しかし、就業規則がないと法律上の2週間が優先されるため、突然の従業員の退職にも対処することができないというデメリットが生まれてしまいます。

また、従業員の勤務に問題があったり怠慢が目立ったりすることで会社に不利益を与えた場合、懲戒解雇や減給などの処分をしなくてはいけないこともあるでしょう。

就業規則がなく懲戒解雇を行ってしまうと、不当解雇として訴えられるケースもあるので注意が必要です。

雇用関係助成金の申請ができないケースがある

厚生労働省による公的な給付金を雇用関係助成金と呼びます。企業は、要件を満たすことで助成金を申請することが可能です。雇用関係助成金には、いくつか種類があります。

たとえば、従業員を雇用する場合の助成金や、高齢者を雇った場合に申請可能な助成金などです。

これらの中でも特に、人材育成推進助成金や、正社員への雇用転換を助成するためのキャリアアップ助成金などは就業規則が必要となります。ゆえに、就業規則がないと、これらの助成金を申請することができないケースがあります。

就業規則の届け出に関する注意点

就業規則を届け出る場合、いくつか注意しておきたい点があります。注意点にはどのようなものがあるか、詳細を説明していきます。

労働者への周知を必ず行うこと

労働者への周知を怠った場合、就業規則は、その効力を失ってしまいます。そのため、就業規則の届け出を行った際は、必ず労働者に周知しなければなりません。

周知方法としては、各作業場の見やすい場所に常に掲示する方法や、電子媒体に記録し、それを常時モニタ ー画面等で確認できるようにすることが考えられます。

もしくは、書面に起こして労働者に交付して周知する方法でも良いでしょう。または、DVDなどの媒体に記録したうえで、労働者が記録内容を確認できるよう、再生機器などを設置することで、周知させても問題ありません。

行政への届け出を怠らないこと

就業規則の作成をしても、労働基準監督署への届け出をしなかった場合、労働基準法違反としての罰則が適用されることがあります。

罰則が適用されると、30万円以下の罰則が科されてしまいます。そのため、作成した就業規則は、労働基準監督署へ届け出をすることも非常に重要です。

民事上、届け出なかったとしても就業規則が無効になるというわけではありませんが、就業規則を作成・変更した場合は、必ず労働基準監督署へ届け出を行いましょう。

まとめ

就業規則とは、従業員のためだけにある規則ではありません。会社としてのルールを定めることで、従業員とのトラブルがあった際に会社を守るものでもあります。

アルバイトやパートを含む従業員が10人以上の事業所は必ず作成しなければなりません。

また、10人未満の事業所においても、会社を守るためにも、作成を検討してみてください。

【参考】厚生労働省「モデル就業規則について」