従業員が病気などの理由により業務を行うことが困難になった場合、会社と雇用契約を維持しながら一定期間休むことができる仕組みとして「休職制度」があります。制度については知っているものの、いざ従業員から休職の申し出があったら、どう対応すればいいのか迷ってしまう場合もあるかもしれません。
本記事では、従業員が休職を申し出た場合に人事労務の担当者が取るべき対応、手続きの際の注意点について解説します。
まず、「休職」とはどのような制度なのでしょうか。併せて、休職と同様に会社を休む「休業」や「欠勤」との違いについても解説します。
休職とは「会社から許可を得て雇用契約を維持しながら、従業員の自己都合により長期に渡り労働を免除してもらう制度」のことです。
通常、休職期間中の従業員には給料は支払われません。そして、復職後に再度業務に従事することが期待されています。ただし、企業によっては、就業規則で休職期間中も一定の給与を支払うと定められている場合もあります。また、休職できる期間や条件についても、各社の就業規則によってそれぞれ異なるルールが設けられています。
休職の理由としては、健康上の問題のほか、家族の事情、教育のための休みなどが挙げられます。
休業とは、「事業主が一定期間、事業活動を中止すること」もしくは、「法律に基づいて取得する休み」です。休職が従業員の自己都合による休みであるのに対し、休業は事業主の都合や制度に基づく休みとなります。
休職中と同様、休業中も従業員の雇用は維持されます。ただし、給与の支払いがない休職と異なり、休業中は法に基づき給付金や補償が支給されます。
事業主の都合による休業は、自然災害や感染症の拡大など、予期せぬ状況によって事業活動が困難になった場合や、定期的に行われる点検や改装のために事業を一時的に中断する場合などに利用されます。また、制度による休業の代表例としては、労働基準法で定められた産前産後休業が挙げられます。
欠勤とは「従業員が予定された勤務時間に出社せず、欠席すること」です。休職は事前に会社と話し合い申請をしてから取得するのに対して、欠勤は突発的な休みとなります。
欠勤は労働義務を果たしていないため、労働の対価である給与は支払われません。この点で、労働基準法で定められた給与が支払われる休暇日である「年次有給休暇」とは異なります。また、企業によっては、欠勤の回数や期間に制限を設けたり、理由によっては給与の減額などの措置が取られたりすることもあります。
欠勤は、病気や急な体調不良、私用や家庭の事情のほか、天災などの理由で従業員が出社できなくなった場合などに起こり得ます。
従業員が休職を申し出た場合、人事労務、産業医や産業保健スタッフ、主治医が役割分担をして対応を進めていくことが大切です。それぞれの担当者の主な役割は、下記の通りとなります。
| 担当 | やるべきこと |
| 人事 | ・自社の就業規則に基づき、休職開始の手続きを進める
・従業員や産業医、上司などと相談しながら業務内容や量、異動や配置転換、労働条件を調整する ・休職中の従業員に定期的に体調や通院状況についての連絡を取る |
| 産業医や産業保健スタッフ | ・産業医面談などを通じて、医学的視点、従業員の職場環境の両方を踏まえた上で就業可能か意見する |
| 主治医 | ・医学的視点から従業員の体調を診察する
・就業可否に関する診断書を作成する |
それぞれの担当の役割・やるべきことを明確にし、連携を取りながら適切な対応を取りましょう。
ここからは、従業員から休職の希望があった場合に人事労務の担当者が行う手続きの流れについて紹介します。
なお、前述の通り「休職」といってもその理由は健康上の問題、家庭の事情、教育目的などさまざまです。本記事では、「メンタルヘルス不調」を理由とした休職手続きの対応について取り上げ説明しています。
従業員が休職の申し出があったら、まずは自社の休職に関する就業規則を確認しましょう。特に注意して確認すべき項目としては、以下が挙げられます。
多くの企業では、休職理由や対象者に制限が設けられています。特に、対象者については勤続年数が短いと制度が適用されないと定められている場合もあります。休職希望の従業員が、該当するかを確認しておきましょう。
実際に休職が決まった場合、従業員に対して規則を説明する必要があります。そのためにも、まずは人事労務の担当者がしっかりと自社のルールや制度について理解しておく必要があります。
続いては、従業員に休職に必要となる書類を用意してもらいましょう。ここで言う必要書類とは、主に「休職願」と「医師の診断書」です。
最終的に休職を認めるかどうかの判断をするのは会社側ですが、メンタルヘルスの不調を原因とした休職の場合は、医師に医学的見地から休職が必要かどうか診断してもらう必要があります。
必要に応じて、産業医面談を行い、産業医の意見書を提出してもらうことも有効です。医師は「従業員の健康状態や病状を元に、休職の適切性について診断」するのに対して、産業医は「従業員の症状や職場環境、適応能力に関する情報を元に、従業員の健康状態と職場環境の適合性について評価」します。それぞれの視点からの意見を参考に、適切な対応を取りましょう。
万が一、産業医と主治医で意見が異なった場合には、安全配慮義務の観点から判断するようにしてください。従業員の健康と安全を最優先に考慮することが大切です。
【関連記事】産業医は診断できない？ 産業医の意見書と主治医の診断書、役割別の対応を解説
休職が決定したら、従業員に対して休職期間中の事務的な説明を行います。具体的には、保険料、税金、傷病手当の取り扱いや、休職中の連絡方法や頻度についての取り決めについて話します。
休職期間中の各項目の一般的な取り扱いは以下の通りです。
| 項目 | 休職期間中の取り扱い |
| 保険料 | 厚 生年金、健康保険料、介護保険料は休職前と同じ額を負担する必要がある。雇用保険料、労災保険料は発生しない。 |
| 税金 | 所得税は給与・賞与がない場合は発生しない。住民税は前年の所得に応じて発生する。 |
| 傷病手当 | 以下の条件を満たすと、最長1年6ヶ月支払われる。
● 業務外の事由による病気やケガの療養のための休業であること ● 仕事に就くことができないこと ● 連続する3日間を含み4日以上仕事に就けなかったこと ● 休業した期間について給与の支払いがないこと |
| 休職中の連絡方法や頻度 | 従業員に孤独感を与えないように連絡を行う必要がある。従業員の負担にならないよう、1ヶ月に1〜2回程度を目安に電話やメールで連絡する。 |
上記はあくまでも一般的な例です。賃金の支払いや税金については、給与補償制度の有無や、休職の期間・開始時期によっても異なるため、自社の規則をよく確認しましょう。
従業員に就業規則や事務的な説明を終え、本人との認識をすり合わせたら、実際に休職に入ってもらいます。上で説明した通り、休職中の従業員とは、事前に取り決めた頻度で連絡を取り合うようにしてください。
ただし、休職までの流れは個別性が高いものです。各社ごとに異なる決まりが設けられていることも多いため、①～④の流れは前後することもあります。
【関連記事】【人事担当者必見】休職に必要な手続きと対策とは？うつ病時の手当から復職対応まで
休職についての法的規則を知らなかったり、従業員との間に認識の食い違いがあったりすると、後々トラブルに発展するリスクもあります。ここからは、人事労務の担当者が従業員の休職対応時に気をつけるべき注意点について解説します。
1つ目は、医師から休職すべきと診断書が提出されたら、速やかに休職措置を取ることです。
労働安全衛生法第68条（病者の就業禁止）では、「病気と診断された労働者がより深刻な健康リスクにさらされないよう、就業を禁止しなければならない」と定められています。診断書の提出があったにも関わらず就業を続けさせてしまうと、多くの法的リスクを抱えることになります。
そのため、医師より「休職が必要」という診断書を受け取った場合は、原則として翌日からの休職措置を取るようにしましょう。
2つ目は、従業員と「休職制度」の認識をよくすり合わせておくことです。
従業員とのトラブルを避けるため、休職制度の内容やルールについて従業員に正確に説明しておきましょう。休職時の給与や期間、連絡などの規則のほか、休職期間満了までに復職できなかったときの取り扱いについても事前に話しておくことが大切です。
休職期間満了後に従業員が復職できなかった場合、自然退職や解雇となるケースが一般的です。この取り決めや判断基準を事前に説明しておかなければ、不当解雇として訴えられてしまうなどのリスクも考えられます。
3つ目は、休職する従業員の連絡先や連絡方法を複数聞いておくことです。
休職中に従業員と連絡が取れなくなってしまうケースは珍しくありません。このような事態を防ぐために、電話だけではなくメールやチャットなど複数の連絡先を聞いておきましょう。加えて、本人の連絡先だけではなく、療養先や家族などの連絡先を知っておくことも有効です。
4つ目は、企業の対応窓口を決めておくことです。
休職中の従業員に体調や通院状況を聞くために、月1〜2回程度を目安に連絡を取ることが必要です。この時に会社の窓口となる担当者を事前に決めておきましょう。
連絡を取る担当者は、従業員の同僚や上司など同じ部署の人ではなく、人事労務などが望ましいです。業務で直接的に関わりのあった人が窓口になってしまうと、仕事のことが気になって療養に集中できなくなる恐れがあるためです。
なお、「従業員と連絡が取れなくなるリスクを下げるために複数の連絡先を聞いておくことは大切」と言いましたが、これはあくまで緊急時に備えたものです。基本的には、療養中の従業員の負担とならないよう、連絡手段や窓口は1つに統一しておきましょう。
メンタルヘルスの不調を理由に従業員が休職希望の申し出をした場合、就業判定、復職判定、復職前後の産業医面談など、対応には産業医の協力が重要となります。本記事を参考に、人事と産業医、そして医師がそれぞれの役割を明確にして連携しながら適切に対応を進めてください。
雇用関係を維持しながら、療養のために休みを取れる休職制度ですが、本来であれば休職が必要な段階になる前に、職場環境を整えたり、業務量を調節したりして未然に防ぐことが一番です。
休職者を出さないためには、適切なタイミングで産業医面談を実施することなどが有効です。普段から産業医と連携をとって、従業員の休職を防ぐようにしましょう。
【関連記事】従業員がメンタルヘルス不調や身体疾患で休職したら―産業医による面談を活用しよう！
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