従業員の健康に関する情報は、扱い方によっては従業員に不利益を生じさせます。そのため、企業は従業員に不安を与えないためにも、国が定めた規程に沿って取り扱い方法を明確にする必要があります。
一方で、国が定めている規程の内容は、詳細に書かれているため情報量が多く「分かりやすい情報が欲しい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、企業が健康に関する情報を取り扱う際のルールである「健康情報取扱規程」の詳細や策定方法、守らなかった際の罰則などについて分かりやすく解説します。
健康情報取扱規程とは、従業員の健康情報の取り扱いについて定めたルールです。
健康情報とは、従業員の健康に関する情報の中で、とくに配慮が必要なものを指します。具体的には、次のような情報が該当します。
上記の情報は、扱い方によっては人事など従業員の不利益につながる恐れもある情報です。
そのため、規程に沿って企業・従業員間における健康情報の取り扱いを定め周知することで、従業員は安心して健康に関する相談や健康診断の受診をおこなえるようになります。
健康情報取扱規程の策定は、2019年4月におこなわれた労働安全衛生法の改正により義務化されています。義務化になった理由は、企業が健康に関する情報を適切に取り扱うことを、従業員に明らかにするためです。
2019年の法改正における変更点の一つが「従業員の心身の状態に関する情報の取り扱い」についてです。この改正により、企業は従業員の健康確保に必要な情報を収集し、目的の範囲内での保管および使用する義務が生じました。
健康情報取扱規程に定める必要のある、9つの事項について解説します。
【参考】厚生労働省「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」
企業は、健康情報を取り扱う目的および実施方法を記載しなければなりません。
企業が健康情報等を取り扱う主な目的は、従業員への健康確保措置の実施や企業が負う民事上の安全配慮義務の履行、事故防止など安全確保のためです。
目的を記載する際は、従業員が不安に感じることなく安心して健康に関する情報を提供できるよう、分かりやすく示す必要があります。具体例としては次の通りです。
方法について記載する際は、次に挙げる5つの扱い方に分類した上で具体的に記載します。
| 方法の種類 | 具体的な内容 |
| 収集 | 健康情報の入手について |
| 保管 | 入手した健康情報の保管について |
| 使用 | 権限を有する者による情報の活用（閲覧を含む）や第三者への提供について |
| 加工 | 収集した情報を目的達成に必要な範囲内で加工することについて |
| 消去 | 情報の削除をおこない使用できないようにすることについて |
また、目的・方法を記載する際は、従業員の同意を得た上で情報を利用する旨もあわせて明記しておきましょう。
健康情報取扱規程を策定する際は、健康情報を取り扱う担当者や情報の範囲についての記載が必要です。たとえば、健康情報の取扱担当者には、以下が挙げられます。
上記のうち、産業医や保健師などには守秘義務がありますが、義務が課されていないものも存在します。そのため、各担当者が取り扱う情報の範囲は、協議・検討をおこなった上で慎重に定める必要があります。
また、健康に関わる業務を外部へ委託している場合は、委託先の組織とも情報の取り扱いに関する契約を締結しておくとよいでしょう。
企業は、健康情報の収集や利用目的を従業員に周知する必要があります。スムーズに周知できるよう、事前に通知方法を定めましょう。主な通知方法には、以下が挙げられます。
また、情報を取得する際は、本人の同意を得る必要もあるため、周知の際に本人の署名やメールの返信をもらえるようなルールを定めておくとよいでしょう。
健康情報には、多くの個人情報が含まれているため、内部だけでなく外部からも不正に利用されないよう、管理方法を明確に定める必要があります。
管理方法を定める際は、以下の3点をとくに重視して定めるとよいでしょう。
| 重視する点 | 管理方法についての記載内容例 |
| 情報の正確性の確保 | ・必要範囲内の個人情報において、正確かつ最新の内容を管理 |
| 漏えい・滅失・改ざん防止の体制整備 | ・責任者の指定
・問題発生時の対応 ・守秘義務の徹底 |
| 情報の消去 | ・消去の方法（データ削除・焼却など）
・保存期間 |
企業は従業員からの求めに応じて、健康情報の開示や訂正、利用停止などをおこなう旨を記載する必要があります。
手続き方法や書類の書き方、担当部署などの情報もあわせて示しておくとよいでしょう。
企業は、第三者に従業員の健康情報を提供する際、文章やデータなどで記録しておく必要があります。そのため、以下の内容を健康情報取扱規程に記載しておきましょう。
また、反対に第三者から情報提供を受ける際の規程も作成が必要です。
健康情報取扱規程には、事業継承や組織変更時の健康情報の引継ぎについて記載する必要があります。
また、引継ぎ前後で健康情報の利用目的が変わる際は、従業員本人の同意を得る旨も記載しなければなりません。
企業は、従業員からの苦情に対し適切かつ迅速に対処できるよう、苦情処理の手順を事前に定めて規程に記載する必要があります。記載する主な情報は次のとおりです。
また、苦情処理を外部に委託する場合は、外部スタッフと所属スタッフの連携がスムーズにできるような体制を整備しておくことが望まれます。
策定した健康情報取扱規程を適切に運用するためには、従業員に認識される必要があります。そのため、以下のような方法を通じて周知しなければなりません。
上記の方法以外に、社内研修や会議などを実施して教育・周知する方法も効果的です。
厚生労働省が公表している手引きには、健康情報取扱規程の雛形が記載されています。
【出典】厚生労働省「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」
上の雛形以外にもいくつかの表が用意されているので、策定する際の参考にするとよいでしょう。
健康情報取扱規程の策定方法は、従業員数によって異なります。
従業員数が50人以上の事業場における策定の手順は、次のとおりです。
従業員が50人以上の事業場においては、衛生委員会を設置する必要があります。そのため、衛生委員会を「労使との協議の場」として利用し、健康情報取扱規程を策定するとよいでしょう。
【関連記事】労働法令における「事業場」の定義とは？従業員50人以上で生じる義務も解説
従業員数が50人未満の事業場でも基本的な策定方法は、従業員数50人以上の事業場と同じです。
しかし、従業員が50人未満の事業場には、衛生委員会の設置義務がありません。そのため、健康情報取扱規程について話し合う場が存在しないケースも考えられます。
健康情報取扱規程を策定するためには、従業員の意見を聴取する必要があるので、関係者が集まる機会を設けて話し合いましょう。
労働安全衛生法には、健康情報取扱規程を守らなかった際の罰則については明記されていません。しかし違反した場合、労働基準監督署から指導を受ける可能性があります。
また、違反の内容が悪質と判断された場合は、個人情報保護法に違反しているとみなされ、1年以下の懲役刑、または100万円以下の罰金刑を科せられる恐れがあるので注意が必要です。
【参考】個人情報保護委員会「個人情報取扱事業者等が個人情報保護法に違反した場合、どのような措置が採られるのですか。」
健康診断の結果をはじめとした健康情報は、扱い方によっては従業員の不利益とつながる内容も多く含まれています。そのため、健康情報の不正な利用を防ぎ、従業員に安心して健康情報を提供してもらうために、企業には健康情報取扱規程の策定が義務づけられています。
健康情報取扱規程は、企業・従業員間で話し合った上で策定しなければなりません。そのため、従業員数50人以上の事業場であれば、衛生委員会を協議の場として利用するのがおすすめです。
従業員が安心して健康情報を提供出来る環境を整えるためにも、健康情報取扱規程を定めましょう。
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