常時使用する従業員を50人以上雇用している事業所では、衛生委員会の設置が義務付けられています。衛生委員会で議題に上がった審議や報告内容は、議事録を作成して周知と保存をしなければなりません。
しかし、議事録に記載すべき項目や保存方法について分からない人事労務担当者の方もいるのではないでしょうか。
本記事では、議事録に盛り込むべき内容や保存期間、周知方法を解説します。Word形式のフォーマットも配布しているため、ぜひ活用してください。
衛生委員会を開催した際は、議事録を作成することが労働安全衛生規則で定められています。
オンラインで衛生委員会を開催する際、動画や会話録で記録する場合でも、議事録を別途作成しなければなりません。
労働基準監督署の立入検査では、過去のものも含めて衛生委員会の議事録がチェックされます。衛生委員会が法令にもとづいて運営されているかどうか議事録の内容から確認されるので、正しい項目を立てて議事録を作成しておきましょう。
【参考】e-GOV「労働安全衛生規則」
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衛生委員会の議事録は、3年間保存するよう労働安全衛生規則で定められています。議事録は紙媒体に限らず電子データでの保存も可能です。
労働基準監督署の立入検査で議事録の提出を求められたときに速やかに対応できるよう、保存場所を明確にしておきましょう。
【参考】e-GOV「労働安全衛生規則」
衛生委員会の議事録には以下の項目を盛り込むと、法的に有効なものが作成でき、かつ取り組み内容を振り返りやすくなります。
不備なく作成できるよう、それぞれの項目について理解しておきましょう。
開催日時と開催場所は、必ず記載しましょう。
衛生委員会は月に1回以上の開催が義務付けられています。衛生委員会を実施している事実を証明するために、いつ・どこで開催されたか記録を残さなければなりません。
【参考】e-GOV「労働安全衛生規則」
労働安全衛生法に則った出席者で衛生委員会が開催されているかを明示するため、出席者の名前と役職を記録しましょう。
労働安全衛生法では、衛生委員会の出席者を以下のように定めています。
上記の委員は、すべて事業者が指名しなければなりません。また、議長に選任できるのは、総括安全衛生管理者もしくは当該事業所の統括管理者（もしくは統括管理に準ずる従業員）の中から1名のみです。
議長以外の委員の半数は、従業員側でなければなりません。また、労働組合がある場合は、推薦にもとづいて指名することが義務付けられています。
【参考】e-GOV「労働安全衛生法」
衛生委員会で報告され審議した措置内容は、記録する義務があります。労働安全衛生法で定められているテーマで委員会が開催されていることを証明するためです。
労働安全衛生法で定められているテーマとは、リスクアセスメントやメンタルヘルス対策などが該当します。
その他、衛生委員会で取り扱うテーマについては以下の記事で詳しく紹介しているので参考にしてください。
【関連記事】【2024年版】安全衛生委員会で取り上げるべきテーマは？選び方や年間スケジュール例も紹介
議長からコメントがあったときは、その内容を記載しましょう。衛生委員会の審議事項の総括にあたるので、記載しておくと議事録の内容のまとめとして周知しやすくなります。
議長のコメントの記載は義務ではありませんが、衛生委員会で中立の立場からの意見として重要です。
産業医によるアドバイスやコメントは、従業員に周知すべき見解が含まれるため、議事録に記録しましょう。
産業医が出席可能な日時で衛生委員会を開催していても、毎回出席できるとは限りません。
産業医が出席していない場合には、議事録を作成した後にメールなどで産業医に確認を得てからアドバイスを記録しておく必要があります。
欠席した産業医に議事内容を提供していない場合は、労働基準監督署から不備事項として指導が入るので、議事録に確認の署名欄などを設けておきましょう。
【関連記事】産業医が衛生委員会に出席するのは義務？役割や注意点を解説
衛生委員会で使用する議事録のフォーマットには、法令で決められた様式はありません。必要な項目が網羅されていれば、インターネットからダウンロードして入手したり、独自に作成したりできます。
以下より議事録フォーマットをダウンロードできます。Word形式で今日からでも使えるフォーマットになっているので、ぜひご活用ください。
衛生委員会で審議した内容は、従業員に周知する必要があります。
従業員の誰もが議事録にアクセスできるようにしなければならないと、労働安全衛生規則で定められています。
食堂や掲示板など事業場内の見やすい場所に掲示、社内イントラや社内メールで共有などをして周知しましょう。
【参考】e-GOV「労働安全衛生規則」
衛生委員会の議事録の作成・保存・周知をしない場合の罰則は、設けられていません。しかし、労働基準監督署から不備事項として指摘される可能性があります。
衛生委員会が開催された証拠を残していないと、衛生委員会が機能していないものとして是正勧告を受ける可能性があるので注意しましょう。
労働基準監督署から是正勧告があったにもかかわらず是正・改善が確認できない場合は、送検される恐れもあります。
【参考】
足立労働基準監督署「安全衛生委員会等を適正に運営していますか」
厚生労働省「労働基準監督署の役割」
衛生委員会の議事録は、法令に則って衛生委員会を実施しているかを証明するために、委員会を開催したら都度作成しなければなりません。
作成した議事録は3年間の保存が義務付けられており、従業員が閲覧できるようにする必要があります。
労働基準監督署の立入検査では、衛生委員会の議事録を提出するよう求められるので、必ず作成しておきましょう。不備がある場合は、労働基準監督署から指導や是正勧告を受けることがあります。
衛生委員会の議事録で盛り込むべき項目を理解し、適切に議事録を作成・保存しましょう。
安全衛生委員会のテーマ資料サンプル集です。 「ハラスメント」「メンタルヘルス」「業務災害」の3つのテーマについて 委員会でご利用いただける資料のサンプルをダウンロードいただけます。 効果的な議論を行うためにも、ぼんやりとテーマを決めておくのではなく テーマについて下調べし、資料を作成しておくことが大切です。 参加者の論点を揃え、具体的な話や改善策の検討につながるように準備しておくとよいでしょう。
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