健康管理システムとは、従業員の健康情報を管理できるシステムのことです。
従業員の健康情報には健康診断や保健師による指導内容などがあり、書類の作成や管理の業務負荷の大きさが懸念されています。
業務負荷を軽減するために、健康情報を効率よく安全に管理できるシステムを模索している企業担当者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、健康管理システムの概要と運用するメリットやデメリット、システムの導入事例について解説します。
健康管理システムとは、従業員の健康診断やストレスチェックなどの健康情報を一括管理できるシステムです。
企業は労働安全衛生規則にもとづき、従業員に対し健康診断および従業員数50人以上の場合はストレスチェックの実施が義務付けられています。
加えて、従業員の健康診断結果とストレスチェック結果は、5年間保存しなければなりません。従業員数が多いほど、書類の作成や管理などの業務負荷が大きくなります。
健康管理システムの導入により従業員の健康情報を一括管理できると、業務負担の軽減につながります。
【参考】e-Gov法令検索「労働安全衛生規則」
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健康管理システムに含まれる主な機能には、以下などが挙げられます。
| 健康管理システムの主な機能 | 機能の詳細 |
| 健康診断の受診予約 | WEBやアプリなどで健康診断の受診予約ができる |
| 健康診断の結果管理 | 健康診断結果の保存や過去の診断結果をグラフで比較できる |
| ストレスチェック管理 | ストレスチェックの回答機能や回答データの保管・分析ができる |
| 労働基準監督署へ提出する報告書作成 | 条件を指定して書類作成に必要なデータを抽出できる |
| 産業医や保健師の面談管理 | WEBやアプリなどで面談予約や面談前に必要なデータを抽出し、産業医や保健師に共有できる |
機能は、導入するシステムによって異なります。導入する前に、自社にとって必要な機能が備わっているか確認しましょう。
健康管理システムを運用すると、以下のようなメリットを得られます。
各メリットについて詳しく解説します。
健康管理システムを運用するメリットとして、業務効率化を図れる点が挙げられます。健康診断の予約や結果などを自動入力できるため、紙やExcelを使用した予約管理やデータ入力の手間が省けるからです。
また、二次検査が必要な従業員や面談対象となる高ストレス者なども抽出できるため、データの収集・分析に時間がかかりません。
加えて、労働基準監督署への報告に必要なデータもすぐに抽出でき、書類作成の時間も削減できます。
健康診断で異常が見つかった従業員に対して再受診のフォローができることも、健康管理システムを運用するメリットです。
従業員の健康診断の結果を抽出できるため、特定保健指導の対象となる従業員を把握しサポートが実施しやすくなります。
また、通知機能やお知らせメールなどの機能が備わっていると、書類やメール作成などの手間がかからず効率よくフォローが可能です。
【関連記事】健康診断の受診勧奨とは？二次検査を受けてもらうための取り組みを解説
従業員の労働環境を把握し、効果的な改善策を検討できることも、健康管理システムを運用するメリットです。
健康管理システムでは部署や役職などの条件を指定してデータを抽出できるため、従業員の健康状態が悪化した原因を特定しやすくなります。
健康状態悪化の原因が特定できれば改善策を検討しやすくなり、労働環境の改善につながります。
健康管理システムには定期的に最新情報がアップデート適用されるため、法改正に迅速に対応できます。
健康管理システム側で定期的に最新情報をアップデートするため、自社の担当者が新しいプログラムを組む必要はありません。また、自動アップデートの機能が備わっていると、自社で更新作業を行う手間も省けます。
ただし、健康管理システムによっては、アップデートするための費用が発生する場合もあります。システムを導入する前に更新料を確認しましょう。
【関連記事】第4期特定健診・特定保健指導とは？主な変更点について解説
健康管理システムを運用するデメリットには、以下の2つが挙げられます。
メリットだけでなく、デメリットについても理解しておきましょう。
自社独自の産業保健活動や運用方法がある場合、健康管理システムを運用しても柔軟に対応できない可能性があります。健康管理システムによっては、設定変更や機能のカスタマイズができないからです。
産業医や保健師が求める要望を反映できないと、健康診断や面談の予約、必要な資料の準備などに対してスムーズに対応できません。
自社の運用方法に合わせられないと、健康管理システムを運用するメリットを得られない可能性もあります。
自社独自の産業保健活動や運用方法に合う健康管理システムや、カスタマイズ性の高い健康管理システムを選定しましょう。
導入費用や運用費用に対して十分な効果を得られているのか見えにくい点も、健康管理システムのデメリットとして挙げられます。健康管理システムを導入後、具体的な数値が示せるようになるまでに時間がかかるからです。
従業員の健康問題が改善されたことで生産性が向上したなどの効果を、直接的な数値で示すのは容易ではありません。また、長期的な視点で評価しないと、効果を把握できない場合もあります。
健康管理システムの活用による効果が見えるようになるまでには、システムの導入から一定期間かかることを考慮しましょう。
健康管理システムには、クラウド型とパッケージ型があります。各システムの導入・運用にかかる費用相場を把握しておきましょう。
クラウド型の健康管理システムは、システム会社側のクラウド上でデータを管理する仕組みです。クラウド型の健康管理システムの費用相場は、以下のとおりです。
| 導入費用 | 500円〜100万円程度 |
| 運用費用 | 一人あたり月額100〜500円程度 |
クラウド型の健康管理システムは、従業員一人あたりの月額費用が発生する仕組みです。従業員数が多ければ、月額にかかる費用が高額になります。
しかし、自社でシステムを設計したり、サーバーを手配したりする必要がないため、パッケージ型よりも導入費用を抑えられます。
オンプレミス型の健康管理システムは、自社サーバーの構築・設置をしたうえで専用システムを購入し、データを管理する仕組みです。
オンプレミス型の健康管理システムの費用相場は、以下のとおりです。
| 導入費用 | 数百万円〜 |
| 運用費用 | 月額数十万円程度 |
導入費用にはサーバーの構築・設置や専用システムの購入費などが含まれるため、クラウド型よりも費用がかかります。
しかし、クラウド型よりもオプションのカスタマイズ性が高いため、企業独自の要件を反映できます。
運用費用にはサーバーの保守管理に必要な人件費などが含まれますが、月額費用は固定です。従業員数が多い場合は、クラウド型よりも運用費用を抑えられる場合もあります。
健康管理システムを選ぶ際のポイントは、以下のとおりです。
各内容について詳しく解説します。
健康管理システムを選ぶ際には、自社にとって必要な機能が備わっているか確認しましょう。多くの機能が備わっていても、活用しきれない可能性があるからです。
また、機能が多すぎると操作を覚えられず、健康管理システム自体を使いこなせない場合もあります。自社に必要な機能を洗い出したうえで、ニーズに合う健康管理システムを選定しましょう。
健康管理システムによって操作性が異なるため、使いやすさを確認しましょう。操作性が悪いと、業務効率の低下やチェック漏れなどのトラブルを引き起こす原因となるからです。
また、データの入力や抽出に時間がかかりすぎるのも、業務効率低下の要因となります。
健康管理システムのトライアル期間を利用して、操作性に問題がないか確認しましょう。
加えて、勤怠や人事労務システムとの連携を図る場合は、互換性もチェックも必須です。
健康管理システムを選ぶ際は、どのようなセキュリティ対策を導入しているのか確認しましょう。十分なセキュリティ対策が実施されていないと、従業員や企業の情報漏洩やデータ紛失などにつながる恐れがあります。
情報漏洩やデータの紛失は、従業員だけでなく社会からの信用も下がります。被害を受けないためにも、セキュリティ対策の確認は欠かせません。
また、外部からのセキュリティ対策だけでなく、内部のセキュリティ対策も重要です。特定の管理者しか見られない閲覧制限機能や閲覧ログ管理機能もあると、社内での情報漏洩を防止できます。
健康管理システムによってサポート体制が異なるため、どのようなサポートを受けられるのか確認しましょう。健康管理システムを導入した直後は操作に不慣れなため、トラブルが起こりやすい傾向にあります。
万が一トラブルが発生した場合、対処方法をすぐに確認できる環境が整っているとトラブルによる被害を最小限に抑えられます。システムサポートの対応時間や対応範囲、対応方法（電話・チャット・現地対応）などを確認しておきましょう。
健康管理システムを導入している企業の事例を3社紹介します。健康管理システムの活用方法を参考に、自社に合う活用方法を検討しましょう。
【参考】健康長寿産業連合会健康経営ワーキング「健康経営先進企業事例集」
味の素株式会社では、従業員のストレス関連疾患の予防・早期発見、生活習慣改善を促すために、健康管理システムを導入しました。
従業員は各自のページで健康状態がチェックできるようになり、生活習慣の改善を促せています。
また、業務に合わせて機能をカスタマイズしたことで健康管理業務を幅広くカバーでき、業務改善を実現できました。
東京海上日動火災保険株式会社は、健康経営推進のために従業員と家族の心身の健康保持・増進に積極的に取り組んでいます。
具体的には、健康管理システムの導入により、健康情報の集計・分析の効率化を目指しました。その結果、健康予防の施策への活用、産業医判定のペーパーレス化にもつながっています。
さらに、従業員が各自のページで自分の健康状態をチェックできるようになり、健康管理に役立っています。
株式会社ルネサンスは、健康経営の取り組みとして「従業員のヘルスリテラシーの向上」を掲げています。
具体的には、健康診断で要再検査・要精密検査・要医療だった従業員の再受診率向上のために、健康管理システムを導入しました。
従業員の健康データが健康管理システムに即時反映されるため、管理職がデータをもとに再受診を個別にアプローチできています。
健康管理システムを導入すると従業員の健康情報を一元管理できるため、健康管理業務の負担を軽減できます。また、従業員の健康状態をすぐに確認できるため、再受診を促すフォローがしやすくなります。
健康管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているか確認しましょう。また、安全にシステムを運用できるよう、セキュリティ対策やサポート体制も重視すべきポイントです。
健康管理システムを導入して、従業員の健康をサポートしましょう。
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