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withコロナ時代のリモートワーク 人事労務が対応したいこと──先進企業に聞くリモートワーク対応vol.1(後編)

古田奈緒(ふるた・なお)

古田奈緒(ふるた・なお)

経営企画部副部長 / 株式会社Kaizen Platform

大学卒業後、新卒でリクルート入社。最初の配属先で事業撤退を経験した後、主に人事系を中心とした部門で19年に渡り、様々なフェーズでの人と組織に関わる仕事やしくみづくりに関わる。その後1社を経て、2017年5月に株式会社Kaizen Platform入社。現在は経営企画部副部長を務める。

2013年の創業時から従業員のリモートワークを実施している株式会社Kaizen Platformでは、新型コロナウイルス感染症(以下、新型コロナ)対策として、2020年3月から全社的に在宅勤務としています。

後編では、人事・労務担当者がリモートワークしている従業員に行いたいサポートやケアについて、株式会社Kaizen Platform 経営企画部副部長の古田奈緒氏にお話を伺いました。(取材日:2020年4月23日)

前編はこちら

 

先手先手の社内周知で不安解消を

 

全社員がリモートワークに切り替えてから約2ヶ月。産業保健面において、何か変化はありましたか。

特に大きな変化はないと感じています。リモートワークになる前から、各組織でレポートラインを設けて、週1回ミーティングを実施するなどコミュニケーションをとるようにしていたので、従業員について把握しやすかったんです。

ただ、みなさんリモートワークになってからは、毎日のチーム毎の朝礼をZoom(Web会議サービス)で実施したり、Zoomを常時接続して声をかければ誰かが答えてくれたりするような環境作りをしているようです。

私のチームでも、朝礼の中で「元気?」「今日は子どもがぐずって大変」というような雑談の時間を15分くらい設けるようにしています。

リモートワークだとオフィスにいるように「ちょっといいですか」「作業を手伝ってもらえませんか」と声掛けしにくいので──。こういったコミュニケーションで、相談や依頼がしやすくなる気がしますね。

ただ、周りにうまく言えず苦労している人がいるのではないかと思っています。たとえば、小学生2人を単身で育てている従業員からは、子どもの休校によって稼働時間を思うように取れなくなったといった相談がありました。

業務に由来しなくとも、新型コロナに対する不安、育児疲れ、得も言われぬ不安でバランスを崩してしまった人たちは、産業医との面談を勧めるようにしています。

 

リモートワークであっても、家庭と仕事のバランスをとりにくくなる従業員の方は出てきてしまいますね。

リモートワークにおいても難しい課題だと感じています。共働きでリモートワークをしている従業員が夫婦同時にミーティングになってしまった場合、子どもの面倒を見る人がいないので、そこに悩んでいるという話が3月以降に出てきました。

Slack(ビジネスチャットアプリ)でも「育児のワンオペつらい」といったコメントも流れてきたりしていましたね。

こうした不安には、できるだけ早く対応方針を決めて、社内周知することが大事だと考えています。

たとえば、子どもの面倒を見ないといけない従業員のための助成金制度が、政府の休校要請があった後すぐに厚生労働省から発表されました(「新型コロナウイルス感染症による小学校休業等対応助成金」)。

社内から「世間ではこういう制度があるけど、うちの会社ではやらないの?」と言われる前に、できるだけ早く対応・周知し、「大丈夫、会社も国もサポートできるよ」と伝えることで、従業員の働きやすさや心理的不安の解消につながると考えています。

人事・労務の方は厚生労働省のホームページを見ているかと思いますが、私は新型コロナを警戒するようになってから、内閣府や厚生労働省など新型コロナに関係がありそうな行政官庁のTwitterをフォローしました。ホームページよりも、情報をタイムリーにキャッチアップしやすいので助かっています。

 

オンラインでも活発なコミュニケーションは生まれる

 

Kaizen Platformは従来の方針もあり、人事・労務担当者がリモートワーク対応に慣れているかと思います。そうした環境に慣れていない企業の人事・労務の方に、何かアドバイスはありますか。

まずは、従業員に対して「何かあったら相談してね」という雰囲気を作ることに尽きると思います。言わずもがな、人事・労務は従業員の健康が第一であり、彼らの健康が会社にとって大切だと考えています。

それをきちんと言葉にして伝えることで、従業員も相談しやすくなるとも思っています。

全社朝礼の場で時間をもらって、「長時間労働になっていませんか」「ご飯をしっかり食べられていますか」と従業員に問いかけるようにもしていますね。

また、内閣府や厚生労働省からの発表で得た情報をわかりやすくアレンジして、人事・労務から正しい情報を発信することで、従業員は安心できるかと思います。

 

ZoomやSlackは、具体的にどのように活用されていますか。

人事での活用法というより、従業員の中から生まれたもので良いと思う活用の仕方がたくさんあります。

Slackには、初期設定でメンバー全員が入っているrandomというチャンネルがあります。

そこだと「たわいないことをつぶやきにくい」と考えた従業員が、雑談専用のチャンネルを立ち上げました。

ほとんどの従業員がリモートワークになった3月上旬だったかと思います。「毎朝ラジオ体操するといい」「最近このTVが面白い」といった、その名の通り雑談が行われています。

そこから派生して、育児とリモートワークをいかに両立させるかという「Parentsチャンネル」もできました。

先輩パパ・ママにこんな時どうしたらいいとか、学校でこんな通達が出たとか、子どもの写真を共有して親ばかを発揮するとか──。親ならではの悩みを共有・相談していますね。

他にも、ある検討事項に対して意見がほしいときにオンラインブレストが開催されたり、アウトプットが少ない人に対してそれを呼びかけたりもされているようです。

弊社の社風として、業務の裁量も個人に任せているのが特長の1つです。

そのため、従業員には自ずと自主性が求められます。フラットな立場で従業員同士が意見交換をするので、このように現場発のアイデアが生まれやすいんです。

Slackのようなコミュニケーションツールは、想像以上に機能していると感じています。

チャットはリアルタイムで会話ができるので、そこがいいですよね。逆に、こういうツールがないとリモートワークを孤独に感じる従業員もいたかもしれません。

もしも取り入れている企業であれば、気軽にコミュニケーションが取れる雑談チャンネルを作ったり、リモートワークの相談ができたりするチャンネルを作ることをおすすめしたいですね。

私個人の活用法としてはSlackを長年使っているためか、「この人元気ないかも」というのがSlack越しに何となくわかるので、そういう人に対しては上長経由でフォローしてもらったり、ダイレクトメッセージを送ったりしています。

Slackで多くのチャンネルに招待されているので、取りこぼしがないように終業時には未読がないようにしています。

Slackに対応せず集中する時間を作らないと作業が捗らないので、そこは悩ましいですね(笑)。

 

産業医にも、オンライン対応を依頼女性

 

リモートワークの長期化を想定して、産業医に相談・依頼した方がいいことはありますか。

面談希望の従業員が出た場合に、オンラインで対応していただけるかどうかを相談・依頼するとよいと思います。

弊社も外出自粛要請が出る前は対面で面談を実施していましたが、このような状況になってからは、オンラインに切り替えました。

幸いにも、産業医をお願いしている先生がITツールに明るい方だったので、スムーズにご対応いただけました。

もし、ITツールにあまり明るくない産業医の先生でしたら、こちら側からその環境を整えるお手伝いだったり、サポートをしたりすることも対応すべきかと思います。

産業医の先生を含め、上司と部下、同僚同士というように、いつでも、どこでもコミュニケーションを取れる環境を作るのが大切だと思っています。

若い年代の方の中には、電話よりもチャットツールの方がいいという声もあります。

リモートワークで心身ともに不調を感じたときに、自宅からでも相談しやすい環境をつくることが、今後ますます求められていくと考えています。

前編はこちら

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